【事例】定例会の見直し方　ベックマン・コールターの加藤さんはどうやって会議を変えて会社を変えるか（2/3 ページ）

公開 2019年05月22日 08時02分

更新 2022年09月06日 14時59分

著者

白谷輝英

[伝]

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共通のKPIを追うものの、会議の準備に疲弊することに

　ここで問題となったのが、データをまとめる作業が煩雑なことだ。例えば加藤氏の場合、毎週あるいは毎月開かれる会議のため、複数の部門からデータを集めてはExcelを使って集計し、多くの資料を手作業で作成していた。

　「当時よく作成していたのはわれわれの独自指標である『お客さまの維持率』や『潜在顧客の数』『新規顧客にアプローチした際の勝率』といったデータをグラフ化したものです。これらは、当時から使っていた顧客関係管理（CRM）ツールやSFAでも確認できます。ただ、SFAのダッシュボードやレポート機能だけでは、レポートに必要な情報を得るには不十分な面があると感じていました」（加藤氏）

　同社はSaaS型のCRMやSFAを採用しているが、各ツールが提供する機能は各部門内の業務に最適化されている。

　これらのツールを利用することで各部門の活動状況をデータ化でき、次のアクションプランを見やすくなる。だが「現状が過去の実績と比較してどうか」「それらの情報をより大きな軸で他の情報と比較した場合にどうか」といった部門を越えた視点での分析やレポートを前提とした機能は備わっていない。

　「例えばある時点の商況は確認できるのですが、顧客や市場全体のトレンドをつかむのが難しいのです。社内のマーケティング部門ではMAツールを、全社の基幹システムはERPを使っていて、それらを組み合わせてデータを導く必要性もありました」（加藤氏）

Excel作業のために休日出勤、見合わない成果

　これらの問題を解決するため、さまざまなツールから抜き出したデータを加工し、Excelで加工する作業が必要になった。だが圧倒的に作業にかかるコストと成果が見合わないと感じていたという。そこで、対策を打つことを決定する。

　「Excelでの資料作成にはかなりの時間がかかりました。私は営業支援などの業務も抱えるため、時には資料作成のためだけに休日出勤をしたこともあります。ところが、せっかく作った資料なのに、必要な時にパッと確認することが難しかったせいか、有効に活用できているとはいえませんでした。資料作成にかけた労力と、そこから生まれる成果が見合っていなかったのです」（加藤氏）

　苦労して作成する資料も、事前準備に時間がかかりすぎることもあり、思い付いた時にすぐに確認することができず、作成した資料の情報も鮮度が良いものではなかった。別の読者調査「BIツールの導入状況（2019年）／前編」でも、業務の半分近くを資料作成に割く管理職の状況が明らかになった通りだ。

　「こうした問題意識から『さまざまなデータを自動的にまとめ、見える化できるツールはないか』と考えていました」（加藤氏）

他のBIツールは検討せず導入を決定

　加藤氏が、BIツールの「Domo（ドーモ）」を知ったのは、2016年1月のこと。加藤氏の前にDBSリーダーを務めた人から紹介されたという。

　「その方は、私が資料作りに長時間かけていることをよく知っていました。それで『良いツールがあるよ』と教えてくれたのです。実際に使ってみると、なるほど使いやすい。また、ダナハー本社の一部でも既にDomoが使われていたこともあり、すぐに導入を決めました。1カ月半ほどの準備期間をへて、2016年2月にはDomoを使い始めたのです。独自に他社製品と比較選定するというよりは、ダナハー本社での実績やノウハウの取り込みやすさや実際の使用感を重視しました」（加藤氏）

　Domoはグラフが表示された画面を「カード」と呼ぶ。加藤氏は自社に必要なKPIを可視化するため、さまざまなデータを組み合わせてカードを作りあげる必要があった。ところが、このカード作りは意外なほど容易だったと加藤氏は振り返る。

　「Domoはとても使いやすく、簡単にカードを作成できた。『こんなKPIを、このような見せ方で表現したい』という希望が、シンプルな操作で実現できたのはうれしいですね。それで、いろいろなアイデアがわいてたくさんのカードを作りました。それで初年度は、カードを作りすぎてしまったほど（笑）。運用を進める中で必要性の薄いカードを省き、重要なものにしぼっていきました。また、営業部門のリーダーなどから、『こんなカードがほしい』と要望を受けることもありますね」（加藤氏）