　今、どのグループウェアが利用されているのだろうか。現在、利用しているグループウェア製品について尋ねたところ、1位「Office 365」28.4％、2位「G Suite」12.7％、3位「サイボウズOffice」9.6％、4位「Microsoft Exchange Server」8.6％、5位「desknet's NEO」7.6％などが上位に挙がる結果となった（図3）。

　「Office 365」や「G Suite」「サイボウズOffice」では、リプレース予定なしの割合がリプレース予定ありの割合を上回っており、定着率が比較的高い様子が見て取れる。前項の結果で得られたここ直近でリプレースまたは導入されている製品群として、このあたりの製品が注目されているのだろう。

図3　現在利用しているグループウェア

全体の1割存在する「グループウェア未導入で今後も導入しない企業」の実態

　最後に「グループウェアを導入していない企業」に対して目を向けたい。冒頭で紹介した導入状況で、現在グループウェアを導入していない企業は12.8％存在し、その中でも「今後も導入の予定なし」の層は9.7％と大半を占めていた。そこでこの企業群がどのような理由でグループウェアを導入しないのかを調査したところ「今利用するシステムの組み合わせでグループウェアとしての機能が実現できているため」が31.8％、「組織文化に合わない」「導入コストが高い」が同率で22.7％、「費用対効果の説明が難しいため」18.2％と続く結果となった（図4）。

　この結果から、グループウェアの機能で得られるメリットを必要としていないわけではないが、既に利用しているシステムによってグループウェアのメリットをまかなえているというのが大きな理由であることが分かった。グループウェアの導入における最大のメリットと言えば“円滑な情報共有の実現”であろう。機能でいうと、スケジュール管理や施設管理、ワークフローなどが代表的なところだが、それら情報共有基盤が自社システムで構築されている企業も一定数存在するようだ。導入状況でも1001人以上の企業で「グループウェア未導入で今後も導入しない」とする傾向が高く出ており、IT投資面で体力のある大企業に多いのだろう。一方で「組織文化に合わない」「導入コストが高い」といった回答は100人以下の中小企業に多く、従業員規模によって考える“情報共有の在り方”には違いがあり、それによりグループウェアに求める形も変わってくることが確認できた。