社内情報共有ツールの利用状況（2019）／後編（2/2 ページ）

公開 2019年08月08日 08時00分

更新 2022年09月06日 14時29分

[キーマンズネット]

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5割以上が現状の情報共有を問題視……3つの壁とは

　前後編にわたり社内情報共有ツールの利用状況を紹介してきたが、社内の情報共有について問題や課題を抱える企業はどのくらい存在するのだろうか。回答者全員に「情報共有の問題点や課題点の有無」を尋ねたところ「ある」が53.8％と、過半数で何らかの問題意識を持っていることが明らかになった（図2）。

図2　情報共有の課題の有無

　課題点が「ある」と回答した方に詳細を聞いたところ、大きく3つの問題が見えてきた。1つ目は情報共有の在り方についての認識が人によって異なり、効率的に情報を共有できていないという点だ。

　「対面や電話でのコミュニケーションが1番だという考えが強く、また情報の識別がされていないため、当たり前に共有されるべき情報がオープンになっておらず、情報が属人（ブラックボックス）化している点が問題」「（情報を）共有しようという意識が希薄」「情報を共有する必要性も活用する必要性も理解できていない。担当者による自己解決のみでビジネスを進行させてしまっている」といった声に見られるように、人によって意識が違っていては効果的な運用は行われない。導入時はもちろん定期的に情報共有の必要性や運用の背景、それに基づいたルールの理解を促進し続けていく必要があるだろう。

　2つ目は、多くのツールを利用していることで、社内の情報が分散しているという問題だ。「メールに加えChatter、Slack、Teamsと複数のツールが導入されているために、情報を探すのに手間が掛かるようになってしまった」といった声も上がった。

　3つ目はシステム整備の懸念だ。「IPメッセンジャーや個人用LINEの業務利用が広まっておりユーザー管理ができていない」「リモート、在宅時の共有環境が課題」「セキュリティの確保」といった声から、社内情報共有ツールの業務利用が進むも、セキュリティを確保するための運用ルールやシステムが追い付いていない実情が見て取れた。