そうした問題を解決するのが、シートビュー機能にある一時ビューです。Excelファイルの編集時に一時ビューを有効化することで、自身の画面でだけデータにフィルターを掛けられます。他のメンバーに気兼ねすることなく自由に操作できるので作業効率が大幅にアップします。

誰かに作業を投げたいとき、共同編集で生産性を左右するあの機能

　一つのファイルを複数人で共同編集する場合には、これから編集すべき箇所やその方針などをメモとして残しておけると便利です。このようなときには、コメント機能を活用しましょう。

　WordやPowerPointであれば、指定した資料中の文字や図形、Excelではセルにコメントを残すことができます。いずれの場合も、Teamsのチャットと同様に@メンションを使って、他のメンバーに指示を投げられます。それぞれのコメントには返信を付けられる他、修正箇所の修正が終わったら「スレッドを解決する」を選択し、対応が完了したことを他のメンバーに周知できます。

「この値は誰が入力したの？」を瞬時に知る機能

　Microsoft 365では、クラウドに保存されたファイルの編集時に、変更履歴として過去のバージョンが残されます。以前のバージョンを開いて必要な部分だけをコピーしたり、ファイルそのものを復元したりすることができます。間違えて削除してしまった箇所があったとしても、簡単に元に戻せるので安心です。

　他のメンバーと同時編集しているファイルから離れていた場合には、再度ファイルを開いたときにそれまで変更された箇所がまとめて表示されます。他のメンバーに「どこを編集したのか」を確認する必要がないためスムーズです。Excelファイルではセル単位で変更内容を確認でき、誰が値を何から何に変更したかを見ることができます。おかしな値が入力されていたとしても、それをいつ誰が入力したのかがひと目で分かるため、確認の手間が大幅に軽減されるでしょう。

意図せず変更されて困るファイルを保護するための機能

　クラウドにあるファイルはブラウザですぐに編集できるため便利ですが、その便利さゆえに意図せず編集されてしまうこともあります。それを防ぐために、Officeファイルの設定を「常に読み取り専用で開く」に変更しておきましょう。この設定によりファイルを開いた直後は読み取り専用の状態になります。編集をはじめるには「編集する」ボタンを押す必要があるため、間違えて編集されてしまうリスクを大幅に減らせます。この設定はファイルごとに必要です。Microsoft 365でファイルを共有する機会が増えたときには、ぜひ活用してほしい機能です。

【コラム】ファイルの開き方の違いをマスターする

　クラウドに保存されたOfficeファイルは、「ブラウザで開く」と「アプリで開く」を選択できます。「ブラウザで開く」場合は、ブラウザで動作するOfficeアプリでファイルが開かれます。PCにインストールされたOfficeアプリを起動したり、ファイルのデータをダウンロードしたりすることなく、素早くファイルの内容を確認できます。

　「アプリで開く」を選択すると、PCのOfficeアプリでファイルが開かれます。ブラウザ版よりも機能が多いため、レイアウトなどに凝ったプレゼン資料を編集したい場合はアプリで開くと便利です。筆者は、WordやPowerPointなどの編集はアプリを、Excelで作成されたテーブルにデータ入力するといった簡単な作業は、ブラウザを利用します。共同編集時には、ブラウザで開く人とアプリで開く人が混在していても構いません。それぞれが好みに合わせて自由にファイルの開き方を選択できます。

　ただし、Officeファイルをアプリで同時編集するためには、Microsoft 365に含まれる「Microsoft 365 Apps」が必要です。従来提供されているOffice 365 E1ライセンスにはMicrosoft 365 Appsが含まれていないため注意が必要です。自身が使っているOffice アプリが何か分からない場合には、IT部門などの自社のMicrosoft 365管理者に確認しましょう。

　さて本稿では、Microsoft 365を利用するならぜひ使ってもらいたいOfficeファイルの共同編集機能について紹介しました。これらは全てクラウドにファイルがあり、ファイルを簡単に共有できるからこそ利用できる機能です。WordやExcel、PowerPointにもそれぞれ共同編集のための便利な機能が追加されています。共同編集機能は、クラウドサービスであるMicrosoft 365の便利さをすぐに体験できる機能です。もしもまだあまり利用していないという場合には、ぜひ一度試してみてください。

著者プロフィール：太田浩史（内田洋行　エンタープライズエンジニアリング事業部）

2010年に内田洋行でMicrosoft 365（当時はBPOS）の導入に携わり、以後は自社、他社問わず、Microsoft 365の導入から活用を支援し、Microsoft 365の魅力に憑りつかれる。自称Microsoft 365ギーク。多くの経験で得られたナレッジを各種イベントでの登壇や書籍、ブログ、SNSなどを通じて広く共有し、2013年にはMicrosoftから「Microsoft MVP Award」を受賞。