生産性を阻む一番の障壁は“ムダ会議”　特徴と改善策を解説

過剰なミーティングは“ただの煩わしい時間”以上の弊害があるという。効果の低い会議の特徴と改善策とは。

公開 2024年03月28日 07時01分

更新 2024年03月28日 07時01分

著者

Roberto Torres

[HR Dive]

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　ソフトウェア企業のAtlassianが5000人の従業員を対象に実施した調査によると、過剰なミーティングは“ただの煩わしい時間”以上の弊害があることが分かった。

　「モチベーションの欠如」「目標や責任の不明確さ」「コラボレーションの期待の不明瞭さ」などのさまざまな障害と比べても、生産性を大きく低下させているという。効果の低い会議の特徴と改善策を解説する。

効果の低い会議の特徴と改善策

　調査によると、5人に4人近くの従業員が、「多くのミーティングに出席することを求められ、仕事を終わらせるのが難しい」と答えている。また、半数以上が、「次に何をすべきかが明確でないまま会議を終えている」、77％は「会議がフォローアップ会議になるだけだ」、約半数が「会議に費やした時間を補うため、定期的に残業が必要だ」と答えた。

　労働者は「効果的な会議には議題がある」と答えた。また、ほとんどの人が「30分の会議の目標は、通常半分の時間で達成できる」と述べ、短い会議が求められている。

　Atlassianのデータによると、過剰で非効率な会議の問題に対処している職場は少ない。問題点としては、「一部の人が会議を支配している」「会議が単なる情報発信に使われている（例：電子メールでもよかったのでは）」「明確なゴールや目的がない」「同僚とのコラボレーションやブレーンストーミング」「意思決定といった目的がない」などが挙げられている。

　専門家は「会議はもっと良くなる」と主張する。改善する方法の一つは、従業員に対して「自分の出席が必要ではない会議や、出席することで業務時間が不足する会議を断る権限を与える」ことだ（注1）。あるユーモラスな「TikTok」のバイラル動画は（注2）、会議の主催者は、こうした辞退をリスケジュールの誘いではなく、潔く受け入れるよう訓練されるべきだとしてる。

　また、同社は「アジェンダを用意し、予定時間を短縮する」ことに加え、「少数の人が進行役として支配的になりがちな場合に軌道修正する」ことで、発言を増やすことを推奨している。他にも、「従業員（特に内向的な従業員）が自分のアイデアや反応について考える機会を持てるよう、事前にゴールやディスカッションのトピックを共有すること」などを挙げた。

　最後にAtlassianは、従業員が生産性を高めるため、カレンダーではアポイントメントや社外との約束だけでなく、集中作業時間やメッセージへの返信時間もブロックすることを推奨している。

　プロジェクト管理プラットフォームを提供しているAsanaの2022年の報告書も「過剰な通知による生産性の低下」を指摘しており（注3）、心理学者もタスクの切り替えによる神経的コストを調査している（注4）。

出典：Meetings are the No. 1 barrier to productivity, workers say（HR Dive）
注1：Employees are sick of all these meetings, study says（HR Dive）
注2：I’m about to head into one right now.（TikTok）
注3：Notification fatigue is tanking productivity, report says（HR Dive）
注4：Multitasking: Switching costs（AMERICAN PSYCHOLOGICAL ASSOCIATION）