4.Power AutomateとFormsの連携によるアンケートフォームの改善

　現在のアンケートフォームでユーザーが入力する必要がある項目と、最終的に集計できる項目は下図のような関係になります。

図5　改善前のユーザーの入力項目

　これを、集計できる項目はそのままに、ユーザーの入力項目を「参加日程」だけにすることを目指します。

図6　改善後のユーザーの入力項目

　では、この仕組みをPower Automateで作成する前に、改善内容や項目ごとにどこからデータを取得するかを整理しましょう。

4.1.アンケートフォームの改善内容まとめ

　まず、改善により期待する効果は以下の3点です。

• ユーザーの入力する項目数を減らすことによる回答率や参加率の向上
• 名前や部署名などの表記ゆれの防止
• メールアドレスなどの入力ミスの防止

　また、各項目について、どこからデータを取得するかを表にまとめました。

表2　項目ごとの取得方法

　この内容を元に、実際にデータが取得できるかどうか確認します。

4.2.Formsで入手できるデータの確認

　まず、Formsで作ったアンケートフォームに回答した時に、どのようなデータが得られるかを確認します。

図7　Formsでフォームの回答を確認する

　AからE列までは、Formsが自動で記録している情報です。Formsの設定で「名前を記録」にチェックを入れている場合、メールアドレス（正確にはユーザープリンシパルネーム）は自動で記録されています。

図8　Formsの「名前を記録」で記録される情報

　集計項目のうち、メールアドレスは、このFormsで自動取得した値を使います。

　F列以降はユーザーが入力した情報です。

図9　Formsでユーザーが入力した情報

　名前と部署名、役職名は自動取得することを目指しますが、参加日程だけはユーザーに選んでもらう必要がありますので、ここはアンケートフォームに残します。他の項目はフォームから削除する予定です。

4.3.Power Automateを使って取得できるデータの確認

　ユーザーの名前と、Formsの回答には含まれていない部署名と役職名は、Power Automateで取得することを考えます。

　Power Automateには「ユーザープロフィールの取得」というアクションがあり、メールアドレスやIDを元にユーザーのさまざまな情報を取得できます。

図10　「ユーザープロフィールの取得」とMicrosoft 365のユーザー情報

　名前（表示名）、部署名、役職名はアクションに含まれていますので、これを利用したいと思います。