グループウェアの利用状況（2025年）／前編

AIや派手な機能よりもグループウェアに望む2つのこと【ユーザー調査】

グループウェアに本当に必要なものとは何か。AIや派手な機能よりも、現場が求めるのとは。調査結果から、ユーザー課題を読み解く。

　SVPジャパンが2024年5月に発行した市場分析レポート「エンタープライズSaaS（グループウェア）国内市場の現状と将来展望」によると、2023年のSaaS型グループウェア国内市場規模は2600億円に達し、2020年以降は年率6～8％の成長を続けており、2024年までの5年間で市場は1.5倍以上に拡大したと推定される。

　グループウェアの市場拡大の動向を踏まえ、キーマンズネットでは「グループウェアの利用状況に関するアンケート」（実施期間：2025年5月14日～30日、回答数：205件）を実施した。本稿（前編）では、同調査の結果から、企業におけるグループウェア活用の現状について紹介する。

定着の鍵は「ストレスのなさ」　グループウェアへの現場の評価

　グループウェアは単なる業務効率化ツールを超え、組織内コミュニケーションの要としてその重要性を増している。特に、働き方の多様化が進む中で、物理的な距離を超えた情報共有と連携の基盤として不可欠な存在となっている。今回の調査では、企業におけるグループウェアの利用実態を分析し、利用率や継続性、企業規模別の利用傾向の違いやグループウェアに対する要望などを調査した。

　まず、勤務先におけるグループウェアの利用状況について尋ねたところ、「利用している（リプレース予定なし）」が68.8％、「利用している（リプレース予定あり）」が10.2％となった（図1）。全体の約8割に当たる企業が「グループウェアを利用している」と答え、そのうち約7割がリプレースの予定がなく、長期間にわたって同一のツールを利用し続けている。

　利用者に対してツールの利用期間を尋ねたところ、「3年以上5年未満」（22.2％）、「5年以上7年未満」（20.4％）が多く、さらに「10年以上」継続して利用している企業も全体の約3割に上った（図2）。

　グループウェアは一度導入されると、操作習熟や業務フローへの定着が進み、短期的な乗り換えが難しい。また、ツールの安定性や信頼性が高いこと、そして何より業務に不可欠な基盤として組織内に深く根付いていることが背景にあるだろう。

　一方で、「利用していない」とした回答者の多くは100人以下の中小企業に偏っており、大企業と比較して利用率が約20ポイント低い。この点は、規模の小さい企業においては情報共有の課題が大企業ほど顕著でないことや、コスト面での導入障壁、さらには既存のツールや手法で代替可能なケースが多いことが要因と推察できる。グループウェアの必要性や導入の優先度は、企業規模や業務に大きく左右されると考えられる。

AIも派手な機能よりも、グループウェアに望む2つのこと

　グループウェアは情報共有やスケジュール管理といった枠を超え、業務を支えるプラットフォームとしての役割を担っている。そこにAIを組み合わせることで、業務自動化や効率化に寄与するだろうと期待が高まっている。

　次の設問では、グループウェアの機能に対する要望や改善点、ベンダーに望むことについて、利用企業から自由回答を募った。その中で「グループウェアにAI機能は必要か」という問いに対する意見も併せて聞いた。アンケートから得られた現場の率直な声を紹介する。

IT担当者300人に聞きました

業務課題、注目のITツール……。話題には上るけれど、実際のところはどうなのか。キーマンズネット会員の声で知る、隣のカイシャのIT事情。読者のホンネを紹介します。

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