今回のアップデートで、ファイルを利用する従業員のセキュリティ意識に依存し過ぎることなく、保護対象のデータを組織的に管理できるようになる。

　ただし、CSEの適用範囲を広げる際には、利便性への影響も考慮する必要がある。情報システム部門は、以下の点を事前に確認しておきたい。

CSEの適用対象とするファイルや情報の範囲

• 暗号鍵の管理・運用体制
• 暗号化による閲覧、編集、共有への影響
• 既存のデータ保護ポリシーやアクセス制御との整合性

　本機能は現在ベータ版として提供されている。対象エディションや利用条件を確認するとともに、実際の業務環境で既存の共有フローにどのような影響があるのかなど、検証を進めておきたい。

2．Google Meet、参加前画面に組織ポリシーを表示可能に

　会議の録音や文字起こし、AIによる議事録作成などが浸透するなか、課題となるのが、会議で扱われる情報の管理だ。社内ルールを策定していても、参加者がその内容を十分に理解していなければ、意図しない情報共有や不適切なデータ利用につながる可能性がある。

　今回のGoogle Meetのアップデートでは、会議参加前に表示される「グリーンルーム」に、組織独自のポリシーを表示可能になった。管理者はGoogle Workspaceの管理コンソールから、参加者に提示するカスタムポリシーを設定できる。

　例えば、Geminiによる会議の録音や文字起こし、メモの取り扱いや機密情報を含む会議への参加時の注意事項、会議データの社外共有に関するルールなどを、参加者が会議に入る前に案内できる。

　ポイントは、社内規定を単に文書として公開するだけでなく、実際の業務シーンに合わせて提示できることだ。特に、Geminiによる会議成果物の活用を進めている企業では、生成されたメモや要約の保存先、共有範囲、二次利用の可否など、従業員が判断に迷いやすい事項を事前に周知する手段となる。

　情報システム部門は、既存の情報管理ポリシーとの整合性を確認しながら、会議の種類や参加者に応じて、どのような内容を表示するか検討しておきたい。AIによる会議支援機能の利用を推進するうえでも、利用者へのルール周知を仕組み化できる点は注目したい。

3．Google Vidsでカスタムアバターを作成可能に

　動画による情報共有を進める企業にとって、コンテンツ制作の負担をどう軽減するかは課題の一つだ。説明担当者の出演や撮影、編集などには一定の時間と手間がかかるため、動画を継続的に制作するには、制作工程の効率化が欠かせない。

　Google Vidsでは、ユーザーが画像を直接アップロードし、その画像を基にカスタムアバターを作成可能になった。従来の一からアバターを作成する方法に加え、任意の画像を利用できることで、用途に応じた表現の幅が広がる。

　例えば、社内研修や業務マニュアル、システムの操作説明などで、担当者本人が出演する代わりにアバターを活用する方法が考えられる。担当者のスケジュール調整や撮影環境の準備が不要になるため、説明内容の更新や動画の追加制作にも取り組みやすくなる。

　一方、人物画像を利用する場合は、肖像権や画像の利用許諾に注意が必要だ。従業員の画像を使う際の同意取得に加え、作成したアバターをどの範囲で利用できるのか、社内外への公開を認めるのかといったルールも整理しておきたい。

　なお、本機能の展開は現在一時停止されている。導入を検討する企業は、Googleによる提供再開のアナウンスを確認したい。

4．Google FormsにGeminiによる回答分析機能を追加

　アンケートや社内調査では、回答を集めること以上に、その結果から何を読み取り、次の施策につなげるかが重要になる。だが、回答数が増えるほど、自由記述の分類や複数の質問を横断した傾向分析には時間がかかる。

　今回、Google Formsに追加されるのが、Geminiを活用した回答分析機能だ。Geminiがフォームの回答内容を分析し、重要な傾向を抽出するほか、分析結果を踏まえた次のアクションも提案する。

　従来、担当者が回答を一つずつ確認したり、表計算ソフトなどで分類・集計したりしていた作業を、AIによって効率化できる可能性がある。単純な集計だけでなく、回答全体から共通する課題や意見の傾向を把握し、次の対応を検討するための材料を得られる点が特徴だ。

　情報システム部門であれば、例えば次のような用途が考えられる。

• 社内システムの利用満足度調査から、改善すべき機能や課題を抽出する
• 新しいITツールの導入後アンケートから、利用者のつまずきや定着状況を把握する
• ヘルプデスク対応へのフィードバックから、問い合わせが集中する領域を特定する
• セキュリティ研修後のアンケートから、理解が不足しているテーマを把握する

　これらの分析結果によって、アンケートを実施して結果を報告するだけでなく、具体的な業務改善につなげやすくなる。

　ただし、AIによる分析結果は必ずしも回答者の意図を正確に反映するとは限らない。特に、自由記述の解釈や少数意見の扱いには注意が必要だ。人事情報や個人情報、機密性の高い回答を含む場合は、データの取り扱いやAI利用に関する社内ルールを確認した上で、最終的な判断は担当者が行う運用が望ましい。

5．「Gemini Omni 1.2 Flash」が動画生成に対応

　Google Vidsでは、動画制作における生成AIの活用範囲も広がっている。今回のアップデートでは、Google Vidsから「Gemini Omni 1.2 Flash」に直接アクセス可能になり、最大15秒の動画生成に対応した。キャラクターの一貫性や音声のリアリティーも向上した。

　企業での活用例としては、社内研修で使用する短い説明動画、新システムの機能紹介、操作案内、社内イベントやプロジェクトの紹介映像などが挙げられる。プレゼンテーションに組み込む補足映像の制作にも利用できるだろう。

　また、キャラクターの一貫性が向上すれば、複数のシーンを組み合わせたコンテンツでも統一感を持たせやすくなる。音声のリアリティー向上も含め、従来は専門的な動画制作スキルが必要だった表現を、より手軽に取り入れられるようになることが期待される。

　一方、生成AIで作成した動画を業務利用する際には、著作権や肖像権、生成内容の正確性に対する確認が必要だ。特に、製品説明やシステムの操作案内など、業務上の正確性が求められる動画では、生成された映像や音声が実際の仕様と食い違っていないかどうかも確認しなければならない。

　社外公開を前提とする場合は、公開前のチェック体制や生成コンテンツの利用ルールも整備しておきたい。

6．生成AI活用と企業の管理体制、両面で進むWorkspaceの進化

　今回の6つのアップデートを俯瞰（ふかん）すると、Google Workspaceの機能強化は2つの方向に分けられる。

　一つは、Geminiを活用した業務効率化とコンテンツ制作の支援だ。Google Formsの回答分析やGoogle Vidsのアバター作成・動画生成は、これまで担当者の経験や手作業に依存していた業務を効率化する機能と言える。

　もう一つは、企業が生成AIやクラウドサービスを安全に利用するための管理機能の強化だ。Google Meetのポリシー表示やGoogle ドライブのCSE自動適用は、情報の取り扱いを個々の従業員の判断だけに委ねず、組織として統制するための仕組みと位置付けられる。

　特に情報システム部門やIT管理者が注目したいのは、次の3点だ。

（1）AI利用の拡大を見据えた社内ルールの周知

　Geminiを使った会議の録音・文字起こし・要約などが浸透するなか、生成されたデータの取り扱いルールを従業員に理解してもらうことが重要になる。Google Meetのポリシー表示は、こうしたルールを実際の業務シーンで周知する手段となる。

（2）データ保護をユーザー任せにしない仕組みづくり

　Google ドライブのCSE自動適用は、機密ファイルの保護を管理者が定めたポリシーに基づいて進められる点がポイントだ。暗号鍵の管理や業務への影響を十分に検証した上で、自社の情報分類やデータ保護方針に合わせた運用を検討したい。

（3）生成AIを日常業務に組み込むための環境整備

　Formsの回答分析やGoogle Vidsの動画生成は、生成AIを特別なツールとしてではなく、日常的な業務プロセスの一部として活用する方向性を示している。導入に当たっては、作業効率だけでなく、入力データの管理や生成結果の確認、成果物の利用範囲についてもルールを明確にする必要がある。

　生成AIの業務活用が進むほど、企業には利便性を享受するための環境整備と、情報漏えいや不適切な利用を防ぐための管理体制の両方が求められる。

　今回のアップデートは、Google Workspaceが業務効率化のための機能拡充と、企業利用を支えるセキュリティ・ガバナンスの強化を並行して進めていることを示すものと言える。

　情報システム部門は、新機能を単独で評価するだけでなく、既存の情報管理ポリシーやAI利用ガイドライン、業務フローとの整合性を踏まえて導入の優先順位を判断したい。特にベータ版や提供状況に変更がある機能については、対象エディションや利用条件を確認しながら、自社環境での検証を進めることが重要だ。