どうしても気になるのが「導入にどれぐらい金額がかかるのか?」という点。月々支払う「クラウドタイプ」と、一括購入する「オンプレミスタイプ」。さらに、欲しい機能によってさまざまなメニューがあって戸惑いますよね。
グループウェアの利点が分かってきたとしても、どうしても気になるのが「導入にどれぐらいの金額がかかるのか?」ということでしょう。これには大きく分けて、使いたいだけ月々支払うタイプの「クラウドタイプ」と、パッケージで購入する「オンプレミスタイプ」との違いがあります。さらに、使う従業員数や欲しい機能によっていろいろなメニューがありますので戸惑ってしまいますよね。
そこで今回はグループウェア製品の「コスト感」を解説します。どうぞ導入予算のイメージをつかんでみてください。
まずクラウドタイプのグループウェアを利用したいときのコスト感です。基本料金として「1ユーザー当たり月額いくら」という料金設定が多く、月額数百円レベルでメッセージ、スケジュール管理、ファイル管理などの基本機能がそろうものが多数あります。
例えば、中堅・中小企業向けの統合グループウェア「サイボウズ Office 10」(スタンダードコース)ではクラウドタイプで1ユーザー月額500円(税別)です。また、クラウドグループウェアサービス 「desknet's NEO クラウド版」では1ユーザー 月額400円〜(税別)となっています。それぞれ基本機能も違いますので、単純に価格での比較はできませんが、ほとんどのクラウドタイプのグループウェアがこれぐらいのコスト感のようです。ざっくり言って、10人程度の従業員数なら月額数千円で使い始めることができるはずです。
さらに、どのクラウドタイプのグループウェアにもオプションサービスが設定されています。代表的なものがファイルの容量追加です。基本料金では1人当たりが使える容量が決められていて、もっと容量を増やしたいときに追加料金を支払うことが求められます。その他、ビデオ会議やセキュリティに関する追加オプションのサービスなどが用意されており、追加料金によって使用することができます。
無料体験版のあるグループウェアも多いので、自社の業務に向いているかどうか使用感を確認してから判断するのも1つの手です。また、多くのグループウェアでは初期費用はかかりませんが、一部費用がかかるサービスもあるので注意しましょう。
対して、パッケージで購入するオンプレミス型グループウェアのコスト感を見てみます。「サイボウズ Office 10」のパッケージ版(スタンダードコース)は10ユーザーで6万3800円〜(税別)となっています。「desknet's NEO」では【スモール】が5ユーザーで3万9800円〜、【エンタープライズ】が100ユーザーで50万円〜(いずれも税別)となっています。
このように初期の導入費用は多少かかるものの、長く使えばクラウドタイプより「割安」になる可能性もあるのです。ただしインストールや詳細設定、途中でのバージョンアップなどの作業は必要になりますので、ある程度手間をかけることができる、またシステム管理者がしっかり機能している企業向けと言えます。
ここまでクラウドタイプ、オンプレミスタイプ、両方のコスト感を紹介しましたが、どちらが優れているとはっきりいえるものではありません。また、安ければいいというものでもありません。ただし、中小企業にとってはクラウドタイプが導入しやすそうだ、ということは何となくイメージがついたのではないかと思います。また、長期間契約や大量人数での割り引きなど各社さまざまなサービスを提供しています。自社にとって必要な機能は何か、自社の体制はどうかなどを考えて、賢く、見合った予算で運用できるグループウェアを選択しましょう。
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