名刺の束を「人脈の宝庫」に変える「名刺管理ツール」とは？：そこが知りたい！名刺管理

会社の規模や業種にかかわらず、ビジネス現場で必ず使われるものといえば「名刺」がその代表格だ。机にひそかに眠る名刺の束を人脈の宝庫に変える「名刺管理ツール」について説明する。

[キーマンズネット]

　会社の規模や業種にかかわらず、ビジネス現場で必ず使われるものといえば「名刺」がその代表格でしょう。しかし、この名刺の取り扱いに困っている人も多いはずです。

　大切な用事を思い出して連絡したいのにどこにしまい込んだのか分からない、それなら整理して保管しようとしても時間も手間もかかってしまい、結局は束のまま放置している。

　ITの発達で色んな事が便利になったのに、名刺の整理や管理については何も打つ手がないのでしょうか。いえ、あります。名刺の束を「人脈の宝庫」に変えてくれる「名刺管理ツール」について説明します。

大事な人脈情報なのに「眠ったまま」になっていませんか？

　皆さんは相手と名刺交換を行った後の名刺を机の引き出しに放り込んでいませんか。そして束になった名刺に焦り、思い出したように整理して、名刺ホルダーなどにしまい込んでいる人も多いのではないでしょうか。

　残念ながらしまい込まれた名刺のほとんどは、恐らくそのまま日の目を見ません。ところが、その中には大切なキーマンの情報が眠っていることがあります。また、突然連絡を取る必要ができ、名刺ホルダーをひっくり返して探し、ようやく見つけて連絡が取れた時には相手は異動していたなんてこともありがちですね。

　名刺ホルダーをひっくり返すゆとりがある人はまだマシです。営業担当が出先で急に連絡を取らなくてはいけない時、どうすればいいのでしょうか。会社に電話して「私の名刺ホルダーの中からAさんの名刺を探してくれ」と叫ぶのでしょうか。そもそもマメに名刺ホルダーを整理している人自体も少ないと思います。

名刺管理ツールでこんなに変わる

　名刺の整理や管理というのは、ちゃんと段取りを組んで習慣的に行わないとうまくいきません。また、相手が異動したり転職したりすると要らない情報に変わります。もっといえば、要らない情報かどうかも判別のつかない状態で名刺ホルダーにしまわれていることも少なくないでしょう。名刺の整理や管理とは本当に時間と手間がかかるものです。

　そこで「名刺管理ツール」の出番です。「名刺の管理なんかに費用をかけるべきなのか」と疑問に思うかもしれません。しかし、一度使ってみると「今まで何をやっていたんだ」というぐらい便利なツールだと実感できるはずです。

　そして、先に述べた名刺に関する色んな苦労をほとんど解消してくれる上、営業活動にも活用できます。つまり、整理や管理に加えて活用まで支援するツールだといっていいでしょう。

（1）名刺の整理や管理が楽になる

　名刺管理ツールは、名刺をスマホのカメラで撮影、またはスキャンするだけでデータベース化を代行します。特に専用のスキャナーを使えば、大量の名刺を高速で登録できますし、名刺を手渡したり送付したりすれば登録まで全部やってくれるサービスもあります。

（2）どこでも必要な人の名刺を簡単に探し出せる

　名刺をデータベース化することにより、相手の名前や会社名で簡単に必要な名刺を探し出せます。出先でスマートフォンから検索できますので、名刺ホルダーを持ち歩かなくて済むのは営業活動にプラスです。

（3）名刺交換した相手の異動などの情報が自動的にメンテナンスされる

　異動や昇進などによって相手の名刺情報が変更された場合、その変更が自分の名刺データベースにすぐ反映されるという機能があります。

（4）人脈情報を社内で情報共有に活用できる

　あなたの名刺交換した相手が、社内の他部署のキーパーソンかもしれません。名刺データベースを社内で共有しておけば、「言ってくれればその人を紹介できたのに」ということがなくなります。

（5）データベース化した名刺を他のシステムと組み合わせてビジネスに活用できる

　営業支援システムなどと組み合わせて、さらに効果的な営業活動を展開することができるようになります。

　以上が名刺管理ツールの簡単な説明です。あなたの会社に眠っている膨大な数の名刺は大切な資産のはず。ぜひ、名刺管理ツールで戦略的な営業活動と業務効率化に生かしてみてください。