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» 2016年06月30日 10時00分 公開

今さら聞けない、SFAが備える4つの基本機能とは?そこが知りたい!SFA

営業活動や顧客情報を共有することで業務効率アップを実現するSFAだが、ほぼ共通して備える機能がある。代表的な4機能を紹介しよう。

[キーマンズネット]

 営業活動や顧客情報を管理、共有することで、業務の効率を上げ、営業部門全体の業績アップを実現するSFA(営業支援)システムは、大企業だけではなく中小企業にも徐々に浸透しつつあります。

 ただしSFAシステムといっても、製品によって価格も違えば機能も異なります。特定の業種、規模にターゲットを絞ったものもあれば、多様な機能を備え、ある程度どの企業のニーズにも応えられるよう設計された製品もあります。

 その一方で、どのSFAにもほぼ備わっているという基本機能があります。今回はその中から、代表的な機能を4つに絞って紹介します。

顧客情報管理

 「顧客情報管理」は、顧客である企業の情報や担当者の情報を管理する機能です。企業情報としては社名や住所、電話番号を、担当者情報としては社名、氏名、部署、メールアドレス、電話番号などをデータとして登録します。SFAの中には名刺情報もあわせて管理できるものもあります。

 この顧客情報を、案件や活動報告状況と関連づけて管理することで、例えば先方の窓口が変わったり、こちらの担当が変わったりした場合でも、商談を継続することが可能になります。

案件管理

 「案件管理」は、案件の進捗(しんちょく)や状況を管理するための機能です。案件を確実に受注につなげていくために、案件管理機能では、先方の案件担当者、案件の進捗度、案件確度(見込み度)、受注予定日、見込み額の情報を管理します。

 案件管理機能は通常、この後に説明する「日報管理」と連動しているので、営業担当者が毎日商談報告を登録すれば、案件の進捗度や受注予定日が自動的に更新されます。またどの案件がいつ、いくらで受注できるのかという受注見込みも把握することができます。

日報管理

 「日報管理」は、営業担当者がいつ、誰と、何をしたかという営業活動の内容や課題を報告する機能です。商談日、担当者、案件情報、顧客情報などを登録します。近年では携帯電話やタブレット端末などのモバイル対応のものも多く、営業担当者が外出先でも空いた時間に商談情報を入力することが可能になっています。そのため従来ありがちだった日報提出の遅れや、面倒さゆえのいい加減な報告の減少につながります。上司の閲覧やフィードバックの手間も軽減されます。

 また営業活動内容は他の営業担当者と共有できるので、同じ新規顧客に重複してアタックするといった事態を回避できます。

ToDo管理(ToDoメモ)

「ToDo管理」は、やらなければならないこと、忘れては困ることを管理する機能です。付箋を使う感覚で顧客情報や案件情報など、さまざまな情報にメモを添付することができます。「ToDoメモ」では期限日が設定できるので「うっかりしていて忘れていた!」などのミスを防ぐことができます。

 手帳に書いたメモは書いた本人しか確認できませんが、SFAのToDoメモは公開すれば内容を共有することができ、上司や同僚、部下が、コメントを追加することが可能です。

 以上、SFAには他にもいろいろな機能がありますが、ここに挙げた4つの機能については、全てのSFAが備えているいっていいでしょう。

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