一般向けとココが違う、ビジネスチャットツールの基本機能：そこが知りたい！ビジネスチャット

コンシューマーではLINEがコミュニケーションの中心となった。法人向けチャットツールは何が機能として異なるのか。

[キーマンズネット]

　チャットはメールのようにあいさつ文やタイトルを考える必要もなく、また電話のように相手の都合を気にせずに、気軽にメッセージをやりとりできるのが利点です。しかしLINEのような一般ユーザー向けチャットをそのままビジネスでも利用するのはお勧めできません。不正アクセスなど情報漏えいのリスクが高いからです。

　また、ビジネスチャットツールは過去メッセージの検索機能といった、一般ユーザー向けにはない便利な機能を備えています。今回は多くのビジネスチャットツールが提供する基本機能を紹介します。

過去のメッセージやファイルの保存と検索

　チャット内で交換されたメッセージや通知、ファイルなどが全て自動的に保存されてインデックス化されるため、あとで簡単に検索、参照することができます。

複数のデバイスでの利用が可能

　一般ユーザー向けのチャットツールはスマートフォンでの利用がほとんどですが、ビジネスチャットではPCで利用するケースも多いため、PC、タブレット、スマートフォンなど複数のデバイスで同様の環境で利用できるようになっています。ただしサービスによっては基本的なデバイス数が制限されており、追加する場合、別途料金がかかることもあります。

ファイルの共有、添付

　テキストメッセージの他、書類や画像などの各種データ類も共有できます。ファイルはクラウドに保管されるので、プレビューやダウンロード、検索も簡単に行えます。

　また、PCなどの端末からファイルを添付して送信することもできます。サービスによっては情報漏えいや誤送信を防ぐため、特定ファイルの送信や共有を制限する機能を装備するものもあります。

複数のメンバーで構成されたグループチャットの作成

　基本的に1対1でしかやりとりができない電話とメールとの最大の差別化ポイントとなるのが、複数人でリアルタイムにやりとりができるという点です。

　チャットの場合、部署やチーム、プロジェクトごとにグループを作成し、複数でのグループチャットができます。グループにメッセージを投稿すると参加者全員に共有されます。

メッセージの編集、削除

　一般向けチャットでは一度送信したメッセージを削除することはできませんが、ビジネスチャットの場合、投稿したメッセージを編集・削除することが可能です。削除されたメッセージを一定期間保存し、管理者が内容を確認できるものもあります。

管理機能、セキュリティ機能

　一般向けチャットとビジネスチャットの最大の違いともいえるのが、この管理・セキュリティ機能です。管理者がユーザーの追加や削除といったユーザー管理、アクセス制限やルーム管理などの権限設定、チャットログの保存、各ユーザーのログイン履歴や発言のチェック、発言数やディスク使用量などの確認、不正アクセスを防ぐための認証、通信経路の暗号化などは、多くのビジネスチャットサービスが提供しています。