　まず、導入済みのワークフローツールの導入形態について聞いたところ「ワークフローパッケージ（ソフトウェア）」が32.5％、「ワークフローパッケージ（ASP・SaaS）」が12.3％と約3割が専用パッケージを導入、「グループウェアの一機能として」が28.4％、「文書管理ツールの一機能として」が1.5％と、他のツールに付属する機能を利用しているとの回答も約3割となった。

　「自社開発」も25.4％あり、導入済みワークフローツールは、専用パッケージ製品、他ツールの機能利用、自社開発がほぼ均等に分散していることが分かる。

図3 ワークフローツールの導入形態

　一方で導入予定があるとした回答者に「導入予定のワークフローツールの形態」を聞いたところ、「グループウェアの機能として」が43.8％と最も多く、専用のワークフローパッケージはASP・SaaS、ソフトウェアを合わせても20.5％にとどまった。

　ただし、現在、ワークフロー管理にグループウェアの機能を利用している回答者からは、「グループウェアの一機能にすぎず使い勝手が悪い」という指摘もあった。きめ細かな制御を期待できる専用ツールを選択して各種ツールと連携するか、グループウェアの一機能として利用するかは、導入や運用コストと使い勝手のトレードオフを含む慎重な判断が必要となるだろう。

　後編では「ワークフローツール導入の目的」「導入済みワークフローツールのシステム連携の状況」と、導入予定者を対象に「導入予定のワークフローツールの形態」を調査した。業務の効率化を目的に導入した回答者が多く、ユーザーの約5割が何らかのシステム連携を行っており、そのうちの約6割がグループウェアと連携していることが分かった。また、導入済みのワークフローツールは単独のパッケージ型が中心だが、導入検討ではグループウェアの一機能への置き換え意向が強いことが明らかになった。