帳票の利用状況（2018年）／前編：IT担当者300人に聞きました（2/2 ページ）

[キーマンズネット]

9割が「帳票のデータ化」を実施も管理面では……

　企業で作成、利用する帳票の形式は「紙」なのか、「データ」なのか。

　調べてみると全体では「部分的にデータ化しているが、紙に出力して管理している」が53.5％と半数を超え、以下「部分的にデータ化しており、紙はスキャンするなどでデータ化して管理している」（21.7％）、「全てデータ化しており、データのまま管理している」（16.7％）、「全て紙で運用し、紙で管理している」（8.1％）と続いた。

　まとめると全体の91.9％が帳票の「データ化」に既に着手しており、その中で「部分的にデータ化している」ケースは75.2％と全体の約4分の3を占めるほど進んでいることが分かる。一方で帳票の管理面で見ると「データ化して管理している」が全体の38.4％に対し、「紙で管理している」のは61.6％となっており、帳票のデータ化は進んでいても管理の面で整備は進んでいない実情が見て取れた。

図2 作成、利用している帳票は「紙」か「データ」か

「現ルールが紙だから」「取引先が希望している」

　では、帳票のデータ管理が進まない理由は何だろうか。前述の質問で「全て紙で運用し、紙で管理している」または「部分的にデータ化しているが、紙に出力して管理している」とした回答者（n=122）に「紙で保管する理由」を聞いたところ、「業務運用ルールで紙にファイリングすることになっているため」（51.6％）、「承認印の記録が必要なため」（43.4％）、「法的制約があるため」（32.8％）、「取引先が紙でのやりとりを希望しているため」（26.2％）、「代替する管理方法がないため」（22.1％）と続いた（図3）。

図3 紙で保管する理由

　法的な制約や取引先との関係で紙運用が必要なケースは仕方がないとして、「業務運用ルールで紙にファイリングすることになっているため」や「承認印の記録が必要なため」「代替する管理方法がないため」など、現状の運用ルールや体制を変えられれば、データによる管理に移行できる企業が多いことが分かった。

　今なお残る紙での帳票管理の背景には、データ運用に切り替えるコストや移行の手間への懸念、またそれらに対してメリットが見合わないと判断されるケースが少なくないのだと予測できる。