名刺管理ツールの利用状況（2018年）／後編：IT担当者300人に聞きました（2/2 ページ）

[キーマンズネット]

企業の名刺管理ツール、従業員はどこにメリットを感じる？

　名刺管理ツールを導入する企業において、社員はどこに導入メリットを感じるのだろうか。名刺管理ツールを企業で利用する人に「便利だと感じる点」についてフリーコメントで聞いたところ、「OCR機能で名刺を撮影することで、スマートフォンから簡単に名刺情報をアップロードできる」「一般的なスキャナーで一括取り込みができる」といった名刺管理ツールの大きなメリットである情報登録の手間を軽減する点が多く挙げられたが、その他のメリットとして大きく2つに分けられる。

　1つ目は、名刺管理にとどまらず日常業務においても利便性を感じる点、2つ目は、名刺情報を社内で共有しあうことで、顧客との取引傾向が分かるといった点だ。

日常業務において利便性を感じる点

• 週報入力時に個客のひも付けができる
• SFAやCRMと連動しているため、案件管理に有効

名刺情報を共有することで、他者の活動状況が分かる点

• 情報を横展開することで、誰がどの企業にアプローチしているかが分かる
• 他者が持っている名刺が閲覧できるため、顧客とのつながりや取引傾向が分かる

363人に聞いた！　あなたの会社での名刺管理に関する課題点は？

　最後にアンケート回答者363人に対し「企業での名刺管理に対する課題点について」をフリーコメントで聞いた。

　中でも特に多くの回答が寄せられたのが「名刺情報の社内共有」に関する課題だ。「獲得した名刺情報を社内でうまく共有することで商談機会が増えそう」という一方で、「社内であろうと、誰でも顧客情報を閲覧できるのは問題」という声も挙がった。

共有における課題

• 社内で共有できていれば、今よりも商談機会が増えそう
• 社内であろうと、誰でも顧客情報を閲覧できるのはどうかと思う
• 情報が共有されていないため、ビジネスチャンスを狭めていないかが懸念事項
• 名刺管理ツールを導入していても社員に利用を強いているわけではないため、名刺情報の共有が進まない
• 名刺管理のクラウドサービスを積極的に利用し共有すべきだが、社内では情報管理に関する後ろ向きな話題しかなく、なかなか共有が進まない

名刺情報の帰属に関する課題

• 名刺は個人資産だと考える社員がいる
• 担当者が会社を代表して名刺を交換しているため、共有財産と考える
• 会社の看板を背負って名刺交換しているため、交換した名刺は会社の財産であり個人の財産ではないという意識を持たせることが必要

その他

• まず必要なのは情報をどう扱うかという意識改革で、ツールの導入はその後だ。意識が変わらなければ宝の持ち腐れにしかならない
• 名刺管理システムの導入を検討するも、社員のITリテラシーの違いが障壁となっている

　以上、全体を通して多くの企業が日本のビジネスには欠かせない名刺の活用を“企業で取り組むべき課題”として認識しているものの、管理ポリシーの策定や運用ルール設定、従業員の意識変革など、まだまだ検討課題が残っているように見受けられた。今後導入企業が増えることで、同時に成功事例が参考となり、導入を検討する企業も徐々に増えてくるのだろう。