Googleドキュメントで業務効率を改善する

G Suiteで使える具体的なオフィスアプリケーションを紹介します。第1弾は文書作成アプリの「Googleドキュメント」です。

[今井晶也，セレブリックス]

本コラムは2016年3月9日に公開した「今さら聞けない“Google Appsのトリセツ”　〜Googleドキュメント〜」を再編集したものです。Google Appsは2016年9月に「G Suite」に名称が変更されています。

　Googleドキュメントを一言で表すとすれば「文書ソフト」です。つまり「GoogleがG Suite（旧Google Apps）内で提供するオンラインで編集可能なワープロ」だと考えると分かりやすいかもしれません。「Microsoft Word」のGoogle版と覚えてもいいでしょう。今回はWordやその他の文書ソフトにはない、Googleのサービスならではの機能を中心に紹介します。

複数人で共有し、同時に編集できる

　本連載で何度か言及しましたが、G Suiteといえば「共有権限」です。当然のようにGoogleドキュメントもリアルタイム共有や同時編集、同時閲覧が可能です。

　ファイルの共有は、前回紹介したGoogleドライブで共有権限を付与する方法の他、Googleドキュメントの右上にある「共有」ボタンをクリックすることで可能になります。

　Googleドキュメントの編集中に自分以外のユーザーが同じファイルにアクセスしていると、アイコン（顔写真）が表示されます。

Googleドキュメントの編集画面

URLを使ってアクセス導線を高める

　Googleドキュメントに限らず、G Suiteでファイルや情報を共有する際にはURLリンクの活用が効果的です。なぜならば、作成したファイルやデータをGoogleドライブ上に保存すると固有のURLが付与されるからです。例えば過去のデータや情報のリンクを張り付けることで参照が容易になり、情報を確認するための導線を各段に高められます。

固有のURLを活用する

「保存」の考え方

　G Suiteのアプリケーションには「保存する」という概念がなく、全て自動的に保存されます。慣れない人には不安かもしれませんが、「保存し忘れ」がなくなるので大変ありがたい機能です。

　例えば、作業の途中で電源が落ちてファイルが破損したという経験はありませんか。Googleドキュメントにはこうしたトラブルがないので、とても助かります。

マルチデバイス対応と備忘録としての活用方法

　Googleドライブはデバイスに左右されず、いつでもどこからでもアクセスできます。スマホアプリも最適化され、AppStoreやGooglePlayから無料ダウンロードできます。

　出先においてはスマホアプリでGoogleドキュメントにメモを取り、会社に戻ってからPCで清書するといった備忘録としての使い方も期待できます。プロジェクトメンバーからの共有事項も移動中にスマホから気軽に確認でき、編集もリアルタイムで行えるので非常に効率的です。

Googleドライブはマルチデバイスに対応

　今回紹介した保存やURLリンク、備忘録を活用することで業務効率は高まります。日常の業務に少しずつ取り入れてみてはいかがでしょうか。

著者紹介：今井晶也

2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネジャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。