Web会議システムはTV会議と何が違う？ 無料版は？ メリット、デメリットを解説

テレワーク推進やコスト削減のためWeb会議システムを検討している企業は多いだろう。しかし従来のTV会議システムと何が違うのか？　実はそれぞれに向いた利用目的がある。今回はそれぞれのメリット、デメリットを見ていこう。

[キーマンズネット]

　遠隔地同士で打ち合わせする手段として、これまで多くの企業がTV会議システムを取り入れてきた。現在も利用中の会社もあるだろう。しかし急速に利用が進むのがWeb会議システムだ。TV会議システムとWeb会議システムは何が違い、どう使い分けるとよいだろうか。Web会議システムにデメリットはないだろうか。

Web会議システムとTV会議システムの上手な使い分け方

　TV会議システムを使う主な目的は「多人数に向けての意思伝達や、多人数による情報の共有・調整」だ。互いの表情や話し声がよく分かるように、画像や音声がクリアであることが求められる。専用の機器を使うこともあり、TV会議の開催場所も静かな専用会議室が選ばれることが多い。TV会議システムを使った会議は必要に応じて開催されるというより、あらかじめ日時を決めて調整した上で開催されることが多い。従って、役員クラスあるいは複数拠点の支社長や支店長クラスが行う「遠隔地同士の定例会議」や「説明会・製品発表会」などに向いているといえよう。

　Web会議システムを使う主な目的は「個人同士、少人数グループによる場所を選ばない迅速な打ち合わせと資料共有・共同作業」だ。PC、スマートフォン、タブレットなどで、ネット回線につながるところであれば、どこでも映像を見ながら打ち合わせができる。製品によっては資料の共有や編集などもリアルタイムで実施できる。実務者同士の打ち合わせというイメージだろう。「少人数の実務者同士の会議」「オンライン（インサイド）セールス」「オンラインサポート」などに好適だ。

TV会議システムとWeb会議システムの使い分け方

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Web会議とテレビ会議、導入機材とコストは？　導入しやすさは？

　ここからはそれぞれのシステムの導入機材やコストを見ていこう。

　TV会議システムでは、専用機材の導入が必要だ。専用機を利用する分、映像や音声の品質に優れるが、初期コストはかなり重いと考えた方がよい。導入も専門業者に依頼することになる。機材の操作方法は機材の管理者が熟知する必要がある。