Microsoft Teamsの“チーム乱立”を防ぐには？ Office 365の運用ルール作りにおける成否の分岐点

従業員の自由を奪うことなくOffice 365をの機能を業務に適用するにはガバナンスをどう考えればいいか。今回は、Microsoft Teamsのガイドラインを例に挙げ、Office 365の運用ルール作りのポイントを紹介する。

[太田浩史，内田洋行]

　サービスや機能をより良いものとするために、Microsoftは日々「Office 365」のブラッシュアップを続けている。こうしたOffice 365の機能を制限することなく自由な発想を持って従業員に使ってもらいたいところだが、組織で利用するとなると当然ガバナンスも表裏一体で考えなければならない。第3回はOffice 365のルール作りにおける成否を分ける分岐点を紹介する。

Microsoftは2020年4月22日（日本時間）にOffice 365の名称を「Microsoft 365」に変更した。詳細は第2回「『Office 365離れ』はなぜ起こる？　導入のプロが語る利用促進の成否の分岐点」の記事中のコラムで解説。

著者プロフィール：太田浩史（内田洋行　ネットワークビジネス推進部）

2010年に内田洋行でOffice 365（Office 365の前進であるBPOS）の導入に携わり、以後は自社、他社問わず、Office 365の導入から活用を支援し、Office 365の魅力に憑りつかれる。自称Office 365ギーク。多くの経験で得られたナレッジを各種イベントでの登壇や書籍、ブログ、SNSなどを通じて広く共有し、2013年にはMicrosoftから「Microsoft MVP Award」を受賞。

開発者が期待する機能の使い方に縛られる必要はない

　Office 365に含まれているポータルサイト構築ツールの「SharePoint」は、管理者が中心となって用途やコンテンツを考え、セットアップし、マニュアルを作成し、ユーザーに提供するケースが多いだろう。しかしながら現在は、「Microsoft Teams」に代表されるように、数多く備わる基本機能をどう組み合わせてどう使うかは、ユーザーが自身に委ねられているものが多い。

　こうした機能の変化は、日々知らずのうちに体験していることであり、日常で経験している「多くのことがIT化され多様な用途で利用できる体験」を業務にも生かそうという流れである。

　現在は、時節柄対面でのやりとりが難しくテレワークに移行している企業も多く見られる。プライベートなコミュニケーションも「Zoom」や「Microsoft Teams」を使った“オンライン飲み会”でリモートでやりとりしているという方も多いと聞く。

　本来ZoomやMicrosoft Teamsはビジネス用の会議ツールであり、開発者側はこうした使い方は想定していなかったはずだ。しかしクラウドサービスが提供しているものはあくまで機能であり、用途を押し付けているわけではない。ツールを活用して自らの目的を果たそうというユーザーの意欲や工夫こそ、業務改善につながる“種”である。

従業員の利用を制限するのではなく適切にコントロールすること

　ユーザーの自由な発想で機能を利用させることには、大きく2つの利点がある。

1．これまでIT部門が手を付けられていなかった課題の解決に利用できる

2．ユーザーが機能を必要になったときにすぐに利用できる

　Microsoft TeamsやSharePoint Online、Power Platformは、機能やコンテンツの組み合わせでさまざまな業務用途に対応できるため、活用意欲の高いユーザーにより、これまでIT部門では発見できなかったユーザー部門の課題や、予算の都合で取り掛かれなかった課題に対する解決策を見いすことも期待できる。しかも、これらの機能はクラウドサービスとしていつでも利用できる状態にあり、ユーザー自身で簡単にセットアップでき即座に身近な業務で活用できる。大小の業務改善の積み重ねを素早く短時間で試行錯誤できることがOffice 365の利用価値にもつながっていく。

　しかしながら、ユーザー部門に自由に使わせていては望ましくない使い方をしたり、情報が分散したりするなど、かえって利便性を損なうこともあるだろう。例えばMicrosoft Teamsの場合、ユーザーが自由にチームを作成できる状態だと、同じ目的を持ったチームが複数作成され、本来共有されるべき情報が分散してしまうといった恐れもある。

　こうした混乱を避けるためには、組織でルールやガイドラインを規定することが重要だ。管理者やユーザーのそれぞれが負うべき責任についても明確にしておくと良いだろう。重要なのは、利用範囲を制限するのではなく適切にコントロールすることだ。そのためには、管理者側からの働きかけだけではなく、ユーザーの理解や協力も不可欠だ。

例で分かるMicrosoft Teamsの運用ガイドラインの作り方

　近ごろ、当社への問い合わせの傾向として、「Microsoft TeamsやSharePoint Onlineをより自由にユーザーに利用させるためのガイドラインを作りたい」という相談が増えている。これに応えるには、どのような視点を持ってガイドラインを作成すればいいのだろうか。Microsoft Teamsの運用ガイドラインの策定例を見てみよう。