現在、行政手続コストを削減するため、政府全体で電子申請の利用促進を図っている。その取組の一環として施行されたのが「デジタル手続法」だ。この法改正は企業の人事労務担当者の業務に大きく関わってくる。「デジタル手続法」とは一体どういった内容なのだろうか。
紙やハンコ、対面をベースにした、日本の行政手続きの煩雑さとデジタル化の遅れは、以前から問題視されていたことは言うまでもない。
そうした中で、政府は行政手続コスト(行政手続に要する事業者の作業時間)の削減や所要日数の改善を計るべく、2019年5月、デジタル手続法を可決した。
政府はそのキーワードとして「デジタルファースト」「ワンスオンリー」「コネクテッド・ワンストップ」を上げている。
これらは、行政手続き全般に関わってくることはもちろんだが、特に企業の人事労務担当者には注意が必要だ。
資本金が1億円を超える法人(特定の法人)は社会保険、労働保険に関する「一部の手続き」で電子申請が義務化されたからだ。2020年4月以降に開始する特定の法人の事業年度から適用されることになる。
その「一部の手続き」とは図表の通りだ。
特定の法人に代わって社会保険労務士がその手続きを進める場合にも、電子申請は義務とされている。
デジタル手続法の対象法人は従業員数によらず「資本金が1億円以上」であることに気を付けたい。少ない従業員数でも対象になり得る。
それでは、電子申請による届け出に対応するため、システム改修が必要となり、事業開始年度から電子申請に切り替えることが困難な場合はどうするのか。厚生労働省の資料によると、特に罰則はないようだ。
その場合、以下の問合せ先に相談するように記載されている。
認められている申請方法には、e-Gov(イーガブ「電子政府の総合窓口」)電子申請システムを利用する方法と、外部連携API対応システムを利用する方法の2通りがある。
政府が準備した窓口に自社から直接電子申請する。人的コスト以外は特にコストはかからないので、担当者に電子申請についての一定の知識がある場合は利用すると良いだろう。その場合、次のようなステップを踏むことになる。
ただし、使い勝手はイマイチという声もある。現在のところ使えるOSは「Windows 10」「Windows 8.1」「Windows 7」のみで、macOSには対応していない。Webブラウザは「Internet Explorer 11」「Edge 41」以降、「Firefox 59」以降、「Chrome 66」以降に対応する。
e-GovとAPI連携した人事労務ツール、電子申請に対応したクラウドサービスなどを使用して電子申請する方法も認められている。現在利用中のデータを生かせること、操作性が良いことなどから、API外部連携の人事労務ツールを利用するケースが増加するとみられる。その利点を列挙しよう。
※総務省「電子政府の総合窓口」の情報による。
ソフトウェアの仕様により、これらの特徴に合致しないこともある。また導入費も必要になる。もちろん、これらの作業を全て社会保険労務士にアウトソースする方法もあるが、当然e-Govと連携する人事労務ツールに精通した社労士を選択すべきだろう。
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