クラウドシフトすべきは今？ 「契約管理ツール」で業務はどう変わるのか

契約締結業務だけ電子化して、契約内容の見直しや更新といった「契約管理」は非効率なアナログ業務のままになっていないだろうか。クラウド型契約管理ツールのメリットと、従来業務との折り合いの付け方を探る。

[土肥正弘，ドキュメント工房]

　コロナ禍と政府主導の「脱ハンコ」を追い風に、電子契約が隆盛を迎えつつある。しかし契約締結だけを電子化しても、更新や見直しといった「契約管理」業務がアナログ作業のままではビジネス全体の効率化を実現するのは難しい。かといって膨大な過去の契約書類があるため「今日からはクラウドだ」と気軽に乗り換えられるわけではなく、多くの企業は従来型の管理を続けざるを得なくなっている。

　アナログ業務に苦しむ組織に、クラウド型契約管理ツールは何をもたらすのか。移行のメリットと従来手法との折り合いの付け方を探った。

「契約管理」業務の課題とは

　契約には売買契約や業務委託契約、機密保持契約、融資契約、リース契約、賃貸契約、工事請負契約、包括的な取引基本契約などさまざまな種別があり、全ての企業が何らかの契約に関わっている。大企業では毎月大量の契約締結や更改を取り扱い、情報漏えいが起きないよう契約書の原本を厳重に管理している。

　これらの業務負荷を解消するものとして注目されるのが、クラウド型の電子契約ツールとそれと対になる「契約管理ツール」だ。

　しかし、従来型の紙の契約書管理を前提とした契約管理ツールでは、電子契約の効率的な管理は難しい。手入力やエラーチェックの工数が増えてしまうためだ。

　今回は「契約の電子化」という流れが加速する中で、クラウド型の契約管理ツールに注目し、導入メリットや注意ポイントを考えてみたい。まずその前に、簡単にこれまでの契約管理の主な問題点を整理しておこう。

これまでの契約管理の問題点

1．契約書を作成し、締結を完了するまでの時間と労力

　契約書の文面を作成する際に参考になるのが、過去の契約例だ。しかし古い契約書が執務場所から遠く離れた倉庫に保管されているような場合、類似する契約書を探し出して手元にそろえるまでに数日から数週間かかることがある。

　また、契約締結に当たっては相手方の押印や署名の入った書類を返送してもらう必要があるが、相手方の進捗（しんちょく）を確認して適切なタイミングで催促するのは困難だ。とはいえ期日までに返送書類を受け取れないと、契約内容の実行に影響する可能性が出てしまう。

2．契約締結後の参照が適時にできない

　契約書の保管場所が執務場所と離れていると、契約内容の確認が必要な時に素早く情報を確認できない。迅速な契約更改やトラブル対応、訴訟対応などが必要な場合に、対応が遅れてしまうリスクがある。

3．契約の有効期間、自動更新の有無が簡単に分からない

　契約更新の手続きは、現在の契約期限よりも前に始める必要がある。自動更新契約になっている場合でも契約条項のアップデートなどの対応が必要な場合がある。契約期限が近づいていることを把握して契約切れや更改の遅れを防止する必要があるが、属人的な手入力で漏れなく管理するのは難しい。

4．社内の承認プロセスが煩雑

　契約の締結や更新の際、担当者は上司をはじめとする上位の意思決定権限者から承認を得る必要がある。関連書類が社内各所を行ったり来たりするような「ハンコリレー」式の承認ワークフローでは契約までの時間が延びてしまい、ビジネスの機会損失につながる可能性がある。

　これらの問題の要因は「契約が一元管理できていない」点と「電子化が十分でなく必要な情報が適時に得られない」点にある。たとえオンプレミスで契約管理ツールを導入していても、締結時や締結後に手入力の業務があればスピードは遅れ、ヒューマンエラーも起きやすくなる。しかしこれらの問題の多くは、クラウドサービスで電子契約と契約管理業務をまとめて利用すれば解消できる。以下にその理由を紹介しよう。

電子契約と契約管理業務をまとめてクラウド化する利点とは

　電子契約と契約管理業務をまとめてクラウド化するとどういった利点が得られるのか。以降で、5つメリットについて詳細を解説する。