働き方改革と業務のデジタル化推進をするRPA×AI-OCR

[元廣妙子，RPA BANK]

職場環境の多様な変化、人手不足、DXの推進などポストコロナ時代の働き方改革にはさまざまな業務課題があります。それらの業務課題解決にRPA×AI-OCRの連携が有効です。導入事例、DX Suiteデモ、そして「RPA×AI-OCR導入パッケージ」の本導入プランとお試しプランをご紹介します。

■記事内目次

• 講師紹介・パーソルグループ紹介
• 新型コロナとRPA×OCRの関係
• AI-OCRの機能やデモンストレーション動画
• サービスの紹介
• 他社RPA活用事例の紹介
• キャンペーン紹介とまとめ

講師紹介・パーソルグループ紹介

池田茉莉江氏（パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社 ワークスイッチ事業部 プロジェクトリーダー）：　本日は、パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社より、ポストコロナ時代の働き方改革と業務のデジタル化推進について、セミナーをさせていただければと思います。

アジェンダとしましては、まず、本日の2名の講師である私たちの紹介と、弊社パーソルグループの紹介です。2つ目に、新型コロナとRPA・OCRの関係です。3つ目に、AI-OCRの機能や、実際のデモンストレーション動画です。4つ目に弊社サービスの紹介です。5つ目に、実際にRPAを活用している他社さまの事例を、現場の声を含めて動画で紹介させていただきます。

まず自己紹介です。パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社ワークスイッチ事業部、プロジェクトリーダーの池田と申します。経歴としましては、2016年に入社後、大手通信会社でのヘルプデスクの業務や業務改善、AIのチャットボットツールの導入経験を経て、2020年5月よりRPAビジネスに従事しております。現在はUiPathの研修と、開発者支援の育成を担当しております。また、UiPath関連のテクニカルサポートや品質管理サービスの運用構築を実施しております。

鴨下 茜氏（パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社 ワークスイッチ事業部 シニアコンサルタント）：　パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社、ワークスイッチ事業部でシニアコンサルタントをしております、鴨下茜と申します。私はブライダルの企画推進と小売製造業の、主にSalesforceを扱った業務推進を行ってきました。現在はAI-OCRを中心に、ご支援させていただいております。

池田：　簡単に弊社パーソルグループについて説明いたします。パーソルグループは人材派遣や紹介、デジタルソリューションなど、さまざまな商材を扱っていますけれども、私たちパーソルプロセス＆テクノロジーは、Professional Outsourcing SBUというところに所属しており、「はたらく人々や企業へ【働き方の転換】を。」というビジョンを掲げております。そこで、「パーソルのRPA」と私たち「ワークスイッチ事業部」の共同で、RPAの導入や開発、運用、定着までを支援し、一括でサポートしている組織でございます。

新型コロナとRPA×OCRの関係

池田：　本日のセミナーでお伝えしたいのは、「ポストコロナ時代の働き方改革に有効な『RPA×OCR』の活用方法」です。

「新型コロナウイルスからの復興とその先」ということで、今年の5月に緊急事態宣言が発令されたことで人々の行動が抑制され、また、国からの支援でテレワークが進み、Go Toトラベル、Go Toイートなど、経済を回復させようという動きがたくさん起こる中、持続可能な事業遂行が難しい状況があったと思います。

私たちパーソルでは、コロナの前から在宅勤務を実施していたため、業務にさほど影響はありませんでしたが、転職先が決まった後に内定が取り消しになってしまった、経営悪化などで給料が下がってしまった、などの話も耳にしました。鴨下さんはコロナの影響による心境の変化などはありましたか。

鴨下：　先ほど池田さんがおっしゃったとおり、弊社では既にテレワークを導入していたので、仕事の環境に変化はあまりありませんでした。ただ、外部でお客さまとやりとりをさせていただく際に、お客さま側がテレワークを導入していないと少し連絡が取りづらくなってしまったり、プライベートではお店が早く閉まるなど、外での行動制限がかかりました。今もマスクでの生活など、結構大変なことはあるので、そういった意味ではすごく窮屈だなと思うことはあります。

しかし新型コロナウイルスの影響で、業務や環境の見直しが世の中で広く行われており、それは非常に良いことではないかと思っています。たとえコロナウイルスが終息しても、今後また何が起こるかは分からないので、今の環境が最適なのか、この業務のやり方は本当に効率がよいのかを日々見直すことの重要性を気付かせてくれたという意味では、よかったのではないかとは思っています。ただ、今も大変な状況であることに変わりはないので、早くこの状況が収束してマスク生活が終わり、皆さんと直接お話ししたいですね。

池田：　そうですね。私もコロナをきっかけに、根本的な業務の見直しが進んだのではないかと思います。国の支援もあり、テレワークが進んでいる会社もあるかと思いますが、実はRPAをテレワークと掛け合わせることで、テレワークで可能な業務を格段に増やすことができます。

テレワークの阻害要因として、紙媒体を扱っているために出社しなければならない業務や、特定の時間にしかできない業務などがあると思います。しかし紙媒体の場合は、AI-OCRと連携することで自動化でき、その時間にしか実行できない業務の場合でも、 RPAのスケジュール実行で、時間を指定して実行することができるので、夜間に稼働している業界の方は非常に便利になるのではないかと思います。

先ほど、テレワークの阻害要因に紙媒体というものがあり、その場合には、AI-OCRを使うことで業務が楽になるとお伝えしましたが、なぜOCRとRPAを連携させるのかという疑問が浮かぶと思います。 AI-OCRは主に目の役割をしまして、アナログデータをデジタル化することができます。しかし、それだけでは業務全体をデジタル化できないため、 神経系の役割であるRPAを駆使してインプットデータを加工したり、RPAの力を借りてシステムに伝達することで、業務全体のデジタル化が可能になります。

先ほど、AI-OCRとRPAを連携させると非常に効率が良いという説明をいたしました。そもそもRPAというのは聞いたことがある方も多いかと思いますけれども、Robotic Process Automationの略で、簡単に説明しますと、エクセルのマクロ機能のように、記録した行動を自動実行できるものです。

また、さまざまな基幹システムやブラウザにまたがって処理をすることが可能になります。RPAで工数が削減できるため、人手不足の改善やコスト削減がメリットとして見込めます。その他にもいろいろなメリットがありますが、工数を削減し、その空いた稼働域で人間がより高度な業務に取り掛かることで、新しいビジネスチャンスをつくることもできます。

AI-OCRの機能やデモンストレーション動画

鴨下：　RPAは聞き慣れている方も多いと思いますが、OCRは、紙の情報を認識させて、それをデータ化する技術のことをいいます。従来は、あらかじめ決まったレイアウトの定型帳票を活用することをベースとしていました。

ここにAIが加わることで読み取り精度が上がるだけでなく、レイアウトが決まっていない非定型の帳票も読み取れるようになります。この進化した技術をAI-OCRといいます。先ほど池田さんが話してくださったとおり、AI-OCRとRPAなどを組み合わせることによって、自動化の幅が広がり、大幅な工数削減につながります。

実際に、AI-OCRの製品をご紹介させていただきたいと思います。こちらはDX Suiteという製品で、AI-OCRの製品の中で国内シェアNo.1の導入実績がある製品です。私も個人的に非常にお勧めしており、お勧めするポイントと、他の製品とどこが違うかをそれぞれ2点ずつご紹介させていただきます。

1点目ですけれども、DX Suiteは あらゆる帳票に対応しており、PDFはもちろん、請求書やレシート、手書きの文字や画像も読み取ることができます。2点目は、 仕分け機能がございます。Elastic Sorterという技術で、例えばPDFなどでも、向きが横のものや縦のものがあったり、中身がばらばらのレイアウトがあったりして、目視で確認するのは少し大変ですよね。そこでこのElastic Sorterの仕組みを活用し、1つの仕分け機能に入れることで、縦、横、関係なく、自動で振り分けてくれますし、そこから自動での読み込みや一括ダウンロードができるので非常に便利です。

他のAI-OCRとの違いは、1点目として、 補正機能が付いています。帳票にもよりますが、例えば印刷したときにやや斜めになってしまったり、少し線が入ってしまったり、重なっている文字があるものでも読み取ることが可能です。

2つ目としては、 操作が非常に簡単ですので、ユーザーレベルを問わずにすぐに覚えられ、使えるようになります。業務を改善したり、新しいことにチャレンジしたりするときには、難しいシステムだと慣れるまでに時間がかかりますし、嫌だな、やりたくないなという気持ちになると思います。しかしDX Suiteは、簡単にデータ化と工数削減ができ、かつシンプルで使いやすいので、システムが変わる前と変わった後のギャップを小さく抑えることができます。このように、浸透しやすく慣れやすいところは、非常に魅力的な部分だと思っております。

池田：　AI-OCRを使って紙をデータ化するのはとてもハードルが高いイメージがあり、専門知識を持ったエンジニアの方でないと操作できないのではないかという不安がありますが、大変使いやすく操作が簡単ということですので、実際に動いている画面を見てみたいですね。

鴨下：　言葉で説明するよりも実際に見ていただくほうが、信頼度が上がると思います。そこで今回、動画を作ってまいりましたので、帳票の設定からデータ化までの一連の流れをご覧いただきたいと思います。早速、動画を流していただきましょう。どうぞ。（動画が流れる）

池田さん、いかがでしたか。

池田：　すごく分かりやすかったですね。実は前もってこちらの動画を見て、初めてDX Suiteを使って帳票定義をしてみたのですが、必要最低限のアクティビティしか配置されていなくて、画面がすごくシンプルですよね。しかもアイコンなどにカーソルを合わせると、何をすればよいかの説明書きがぱっと出てきて、とてもスムーズでした。私は10項目を読み込んだのですが、10分でできました。

すごくスムーズにできましたので、慣れている方であれば、5分など、そのぐらいで作成できてしまうのではないかと思いました。

鴨下：　読み取りたい項目によって時間は変わってきますが、1項目につき30秒から1分かからない程度でできますので、慣れている方だと、10項目で3分から5分ぐらいでしょうか。

サービスの紹介

池田：　本日は「AI-OCR×RPA」ということで、弊社ではさまざまなRPAを扱っておりますけれども、その中からUiPathについてご紹介させていただきます。UiPathには、開発、実行、リリース管理など、多数の機能がありますけれども、私が個人的に一番推すところは、Salesforceやkintone、SAPなど、よく使うシステムのアプリなどに対応していて、非常に拡張性が高いところです。

弊社のサービスを簡単に説明いたします。RPAではUiPath、AI-OCRではDX Suite、また、「パーソルのRPA」という、プロのサポートが付いているパッケージプランが2パターンあります。「本導入プラン」は自動化業務の拡大を視野に入れている組織の方向けのもので、「お試しプラン」は導入コストが課題となる組織の方向けのものになっており、手頃な価格で導入ができます。

両方ともUiPathのライセンスやDX Suiteのライセンスに、プロのサポートが付いているパッケージとなっておりますので、気になる方がいらっしゃいましたら、お問い合わせいただければと思います。次はこちらのサービスを実際に使っていらっしゃる、清水建設様と帝人様の事例をご紹介いたします。

他社RPA活用事例の紹介

鴨下：　清水建設様では、まず課題といたしまして、担当者の方がPDFの資料を目視で確認し、そのデータをシステムに入力するという作業に非常に時間と工数がかかっておりました。同時に情報のセキュリティ上、出社しなければできない業務だったため、コロナ禍にもかかわらずリモートワークができないといった2つの課題がありました。

そこでAI-OCR、RPAの技術を活用することになりました。まずデータの読み込み、目視の確認をAI-OCRで解決し、そこからの入力作業にRPAを連携し、一連の流れを自動化することでリモートワークも可能となり、2つの課題を解決することができました。

池田：　帝人様は、先ほどご紹介させていただいた弊社サービスのチケットサポートを利用して、リモートワークをしながら開発をした事例となっております。帝人様では、昨年末、既存の開発者の方以外に、RPA未経験の開発者を社内公募で募っておりました。そして、集まったメンバーの方が研修や育成期間を経て、いよいよ開発へとなったタイミングで、新型コロナの影響を受け、全員が在宅勤務になってしまいました。

以前は何かあれば隣にいる開発者に聞く環境が整っていたのですが、在宅勤務になってしまったために自ら取り組まなければならず、業務の開発遅延が発生しておりました。そこで、RPAのプロへ相談することができる弊社のチケットサポートを利用することで、遅延を解消しただけではなく、開発者の心理的な不安の解消やスキルの向上にもつながりました。

こちらの2社さまから、動画でメッセージをいただいております。清水建設様からは、横浜支店建設部 事務センターの笹島様、帝人株式会社様からは、業務変革推進室 副室長の井上様、開発チームの大草様と佐々木様よりコメントをいただいておりますので、ぜひご覧ください。（動画が流れる）

笹島 巌氏（清水建設株式会社 横浜支店 建築部事務センター）：　RPAによる業務改善には既に取り組んでおりましたが、見積もり業務などの紙データを扱う業務が多くあり、自動化が進まないことが課題になっていました。そこでOCRとRPAの技術を組み合わせれば、その課題が解決できるのではないかと考え、検討を始めました。RPAとAI-OCRは別々なツールを使うので、連携がどうなるのかと最初は心配でしたが、両方のツールを扱うパーソルプロセス＆テクノロジーさんが総合的にサポートをしてくれるため、着手することを決めました。

帳票をどのように扱うかということや、業務フローを正確に開発者に伝え、AI-OCRとRPAを組み込んだ新しい業務フローを開発者の方と一緒に作れたことが、成功の秘訣だと思っております。まだまだ紙の書類を扱う業務が多いので、現場の声や現場の担当者の意見を聞きながら、それらの業務に今回のAI-OCRとRPAを組み込んだ仕組みを展開していきたいと考えております。

井上匡人氏（帝人株式会社 業務変革推進室 副室長）：　帝人の業務変革推進室は、2018年度からRPAの開発を実施しておりまして、社内でRPA開発の技術力を高めよう、そして、RPAをより推進できる、啓蒙できるような人材を育てようということで、2019年度から社内で一般公募をして、開発メンバーを募りました。これまでRPA、あるいはプログラム開発とは無縁だった人たちも非常に多く、そういう人たちのRPA、あるいはソフトウェア・プログラミング開発のスキルを基礎から高めなければいけないというニーズがありました。

大草 舞氏（帝人株式会社 業務変革推進室 開発チーム）：　在宅になる前は、すぐ隣に聞ける人がいるという状況でしたが、その環境がなくなってしまい、どこに聞いていいのか分からず聞けない状況だったので、ここに聞けば大丈夫という窓口ができたのは非常によかったと思いました。もう1つは、開発に慣れてくると自分のやり方に固執してしまうところがありますが、サポートの方に意見を求めると、より簡便で処理速度が速い方法などを教えてくださるので、そういったところもスキルが上がるという点で非常に便利だと思い、使わせていただいています。

佐々木氏（帝人株式会社 業務変革推進室 開発チーム）：　私はRPA業務に携わって1年未満で、知識がほとんどない状態で飛び込んだ世界なので、まだまだ経験が浅く、正直自分だけの考えでは限界があると感じています。こちらのサポートは、いろいろ試したけれどどうしてもエラーになったり、ロボットは一応動くけれども不安だったり、もう少し良い方法がないかアドバイスをもらいたいときに気軽に聞くことができる体制で、私にとっては欠かせないものですし、今後も継続的に活用していきたいと思っています。

メールサポートを利用する際に、あらかじめ決められたフォーマットに質問事項を記載するようになっていて、そこに困っていることや実現したいこと、試してみたいことなどを細かく書く必要があり、初めのうちは戸惑っていましたが、実際に質問しようとフォーマットに沿ってメールを書いていると、自分の中で自然と業務が整理され、自力で解決できたこともありました。

井上：　サポートサービスは継続して利用していきたいと思っています。サポートを通じた安心感だけでなく、サポートを受ける際にいろいろな気付きがあるため、スキルアップという点では期待以上のものがありました。パーソルプロセス＆テクノロジーさんがこれからさらにサービスを拡充し、サポートのクオリティーを高めていかれることにも期待しています。

（動画終了）

鴨下：　撮影にご協力いただきました清水建設様、帝人様、本当にありがとうございました。

まず清水建設様ですが、既にRPAを導入されていて業務の自動化を行っていたものの、書類を扱った業務の自動化はこれからという段階でした。私が担当していたほかのお客さまも同様の課題を抱えていらっしゃいましたし、今ご覧いただいている視聴者の皆さまの中にも、書類がデータ化できたら自動化につながるのにといった課題をお持ちの方も多いのではないかと思います。今回のAI-OCRの導入は、まさにうってつけだったと思います。ありがとうございました。

続いて帝人様に関しましても、RPAを導入した推進活動は行われていましたが、コロナ禍でリモートワークが増えたことによって、コミュニケーションが取りづらくなってしまったということでした。RPAの開発をするとなるとやはり技術が必要になるため、直接相談できたほうが分かりやすく、理解も早く効率よくできるところを、リモートワークのためにメールなどを使って画面上で相談し、自力で解決しないといけないのは相当大変だったのではないかと思います。

その中で弊社のサポートを活用していただくことにより、相談できる窓口があることで安心していただくことができ、さらに技術をお伝えすることで、より良い手法を生み出して業務の整理ができ、スキルの向上にもつながったということで、非常によかったと思います。今後もご期待に添えるよう、引き続きクオリティーを高め、サポートをしていければと思います。

キャンペーン紹介とまとめ

池田：　最後に、本日ご視聴いただいている方へ、7日間のキャンペーンのご案内をさせていただきます。1日1社限定ということで、先着7社さまになりますが、帳票検証を無料で実施させていただきます。

お客さまの帳票の情報を頂いて、具体的に何パーセントの認識に成功したかという文字認識精度や、今後導入するに当たっての課題や追加施策の提案等を診断レポートとしてまとめさせていただいて、プレゼントいたします。気になる方は、後ほど表示されるアンケートをチェックしていただければと思います。また、RPAとAI-OCRの連携サービスのページもありますので、お気軽にアクセスして、ご連絡をいただければと思います。

RPAやAI-OCRは、技術者でないと無理なのではないかというハードルの高さが感じられるかもしれませんが、私も実際、今年の5月からそういったツールに携わって、今では育成やサービスの構築などを担当させていただいていますので、全くそんなことはありません。興味を持たれたら、ぜひ相談いただければと思います。

鴨下：　最後に私から一番伝えたいこととしては、コロナ禍で環境や業務の見直しが行われていますよね。そのときにどうせ自動化できない、変えられないと決めつけないでください。世の中にはたくさんの技術があります。私たちは今回、AI-OCRとRPAをご紹介させていただきましたが、その他にもたくさんの技術がありますので、決めつけず、まずは相談をしていただければと思います。

私たちのような集団を活用していただいて、皆さんが業務や環境を見直すことにより、仕事のパフォーマンスが上がるだけでなく、業務の工数が削減されます。そしてそれはやりたいことをする時間が確保できるということですので、その辺りも踏まえてご興味を持っていただけると嬉しいです。

池田：　本日はご視聴いただき、本当にありがとうございました。

鴨下：　ありがとうございました。