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» 2021年07月01日 07時00分 公開

文書管理ツールの利用状況(2021年)/前編

2017年に実施した前回調査と比較してビジネス文書の活用意識が高まっていることと企業内では活用が進んでいること、一方で日常業務には課題が残り、現場は混乱と不満の中で業務を続けている様子が見えた。

[キーマンズネット]

 キーマンズネットは2021年6月7日〜18日にわたり「文書管理ツールの導入状況」に関するアンケートを実施した。全回答者数140名のうち、情報システム部門が28.6%、製造・生産部門が23.6%、営業/営業企画・販売/販売促進部門が10.8%、経営者・経営企画部門が10.0%などと続く内訳であった。

 今回は、文書管理ツールの「導入状況」や「導入目的」「満足度」に加え、業務における「文書の取り扱い方法」などを2017年に実施した同調査と比較した形で分析した。文書データを活用する意識は高まりつつある一方で、時代に合わせた変化ができているかについてはさまざまな意見が聞かれた。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

管理ツールは「入っているが、使っていない」一方で現状への不満も

 文書管理ツールはビジネス文書の保管や利活用、ライフサイクル管理、情報保護などを目的に導入が進んでいる。2017年に実施した前回調査と比べると、文書管理ツールの導入率は「微増」という結果が出た(図1、2)。

(図1)文書管理ツールの導入状況(2021年)
(図2)文書管理ツールの導入状況(2017年)

 導入済み企業の割合は3.8ポイント増加し、現時点で導入していない企業は8.1ポイント減少している。また、導入を検討している企業の割合は5.1ポイント増加した。この結果からは、ツールによる文書管理のニーズは増加する一方で「使っていたが、やめた」ケースや「今のツールをやめたい」企業があることも分かった。

 次に、日常業務における文書の取り扱い方法を聞いたところ、最も多かった回答は「ファイルサーバで保存/共有している」(67.9%)で、次いで「ローカルストレージで個別に保存している」(10.7%)だった。ファイルサーバやローカルストレージへの格納では、一元的な管理や保護はできない。日常の業務で取り扱う文書について管理ツールを活用しているユーザーは少ないことが分かった(図3)。

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