Microsoft 365から考える「デジタルツール食わず嫌い」の治療法

Microsoft 365には「Microsoft Teams」やOfficeツールといった日常的に使われるツールもあれば、日の目を見ないツールもある。中には利用したことはないが、“意外と使える”と思うものもあるかもしれない。

[太田浩史，内田洋行]

　「Microsoft 365」に含まれるツールやサービスはユーザー部門、IT部門向けなど多岐にわたり、ツールの多さが利用者を惑わせる。利用者である従業員が「そもそも、ほとんどの機能を知らない」という状態ならば、Microsoft 365の活用が進まないのは当然だ。

　近ごろ業務のデジタル化に伴ってツール教育に力を入れる企業が増え、当社へ「Microsoft 365のツール教育に向けたアドバイスや支援をしてほしい」といった声が寄せられる。特に業務のデジタル化を進めている企業であれば、従業員のデジタルツールのリテラシー向上策は必須と言えるだろう。

　本稿では、組織のデジタル化を考える上で導入の次に重要な「デジタルツール教育」に焦点を当て、教育計画の立案方法や有効な学習コンテンツなどを考えていきたい。

著者プロフィール：太田浩史（内田洋行　ネットワークビジネス推進事業部）

2010年に内田洋行でOffice 365（Office 365の前進であるBPOS）の導入に携わり、以後は自社、他社問わず、Office 365の導入から活用を支援し、Office 365の魅力に憑りつかれる。自称Office 365ギーク。多くの経験で得られたナレッジを各種イベントでの登壇や書籍、ブログ、SNSなどを通じて広く共有し、2013年にはMicrosoftから「Microsoft MVP Award」を受賞。

従業員のレベルや役割に応じて教育計画を策定する

　従業員のツール教育を考えるに当たって「誰に対して、どんな教育コンテンツを、どのタイミングで、どう実施するか」が重要だ。どの部署、部門でも大抵1人くらいはITツールに明るい従業員がいるものだが、そうした従業員に対して基本的な操作方法を教えてもあまり意味はない。基本的な操作はすでに知っているのだから、学びたい内容は他の従業員とは異なるはずだ。まずはITツールに明るい「パワーユーザー」と、その他のユーザーを分けて考えるところから始めよう。教育計画について「誰に、どのような内容を、どう教えるか」を簡単にまとめたものが図1だ。

図1　ITツールに関するユーザー教育の計画例（出典：筆者作成の資料）