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» 2022年03月10日 07時00分 公開

帳票デジタル化の状況(2022年)/後編

帳票のデジタル化を実施している企業について「取り組み」や「計画」「運用ルール」などを調査した。加えて2021年12月に急きょ“2年間の宥恕(ゆうじょ)措置”が決まった電子帳簿保存法の「電子保存の義務化」について、デジタル対応への影響を聞いた。

[キーマンズネット]

 キーマンズネットは2022年2月2〜18日にわたり「帳票の利用状況に関するアンケート」を実施した。全回答者数299人の内訳は、情報システム部門が31.4%、営業/営業企画・販売/販売促進部門が17.1%、製造・生産部門が14.0%、経営・経営企画部門が9.0%などだ。

調査インデックス

  • 帳票デジタル化施策でFAXや表計算にテコ入れ
  • 「運用ルール未設定」「保管データ増大」デジタル化の苦労話
  • 電帳法2年先送りで予算取り上げ? アンケートから分かるリアルなホンネ

帳票デジタル化施策でFAXや表計算にテコ入れ

 前編で94.2%と大多数の企業で部分的にでも帳票デジタル化が実施されている現状を紹介した。そこで後編では帳票デジタル化の取り組み背景や運用の実態に触れていこう。

 帳票デジタル化の実行、計画状況を調査したところ、実施中の取り組みでは「複合機などを活用したFAXデータのPDF化」(76.6%)、「表計算ソフトを使ったローカルアプリ化」(49.2%)、「帳票Webアプリを使ってデータ化」(31.4%)が上位に続き、計画中では「REIDやM2MなどのIotによる自動入出力」や「取引専用端末の導入」「帳票Webアプリを使ってデータ化」が挙げられた(図1)。

図1 帳票デジタル化の実施・計画状況

 この結果を2021年2月に実施した前回調査と比較したところ、実施中の取り組みでは順位の変動が見られなかったが、計画中の項目で帳票Webアプリの活用や取引専用端末の導入といった施策が増加傾向にあった。新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響による人材不足や業務効率改善の必要性が増したこともあり、帳票デジタル化に本腰を入れ予算を充てて実行しているようだ。

 また、帳票デジタル化をはじめとする業務のIT化に関する情報収集手段は、「新聞や雑誌、Webサイトなど」(48.2%)「業務システムなど取引のあるソフトウェア開発企業からの提案」(37.1%)が続き、下図のような結果となった(図2)。

図2 業務IT化に関する情報収集方法

「運用ルール未設定」「保管データ増大」デジタル化の苦労話

 次に帳票をデジタル化した回答者に運用ルールを聞いたところ、64.0%が「書類データを社内の特定の場所に保管している」とし、過半数が社内サーバに保管していることが分かった(図3)。一方でファイル名のルール化やラベル管理など、データ活用を意識した運用ができているケースは2割程度という結果となった。また「特に決まっていない」も23.6%と4社に1社存在するのが現状で、運用ルール自体が設定されていないケースも珍しくないようだ。

図3 帳票をデジタル化する際のルール

 次に、フリーコメントで「帳票をデジタル保管する際の苦労」についても聞いた。実際の声を一部抜粋で紹介したい。

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