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プロジェクト管理ツールの利用状況(2022年)/前編

キーマンズネットはプロジェクト管理ツールの利用状況について調査を実施した。調査の結果から、プロジェクト管理ツールの導入数が1年で急増した理由が見えてきた。

» 2023年01月05日 07時00分 公開
[キーマンズネット]

 キーマンズネットは2022年12月2〜16日にわたり「プロジェクト管理ツールの利用状況」に関する調査を実施した。前編となる本稿は、コロナ禍で変化した働き方におけるプロジェクト管理の実態と、プロジェクト管理ツールの導入状況を紹介する。

 全回答者数213人の内訳は、情報システム部門が39.9%、製造・生産部門が14.1%、営業・販売部門が8.9%、経営者・経営企画部門が7.9%などだった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合がある。

プロジェクト失敗経験ありは8割超、要因TOP3は?

 はじめに「これまで自身が関わったプロジェクトにて失敗経験があるかどうか」を聞いたところ、81.7%が「ある」と回答した。(図1)。

図1 プロジェクト“失敗経験”の有無

 失敗要因として「関係者とのコミュニケーション不足」(56.3%)や「リスクマネジメントができていなかった」(49.4%)、「時間か、予算か、人的リソースの見積もりが甘かった」(47.1%)が上位に挙がった(図2)。

図2 プロジェクト失敗の要因

 2021年10月の前回調査と比較したところ、上位3項目に変化はなかったが「プロジェクトマネジャーの能力、経験が不足していた」が12.5ポイント、「時間か、予算か、人的リソースなどの見積もりが甘かった」が10.6ポイント減少した。一方、「プロジェクト進行中にむちゃな納期を設定された」が11.9ポイント、「プロジェクト目的や成果物の定義が不明確だった」が4.8ポイント増加した。

 従業員規模別にみると、100人以下の中小企業帯では「プロジェクトの要件定義や見積もりの甘さ」を、1001人以上の大企業帯では「関係者とのコミュニケーション不足やリスクマネジメント」を原因に挙げる傾向がみられた。

 全体でみると「テレワークでのプロジェクト進行で情報共有ができていなかった」が増加し、柔軟な働き方が進む中"コミュニケーションのずれ"がプロジェクト失敗の背景にあると分かる。

 そこで、「テレワークシフトなど働き方の変化が原因で起きたプロジェクト管理上のトラブル」についてフリーコメントで聞いたところ、「テレワークをしている者へ連絡をしづらい空気が生まれてしまい確認に時間がかかった」や「進捗(しんちょく)管理が難しいこと、リアルタイムでのチェック反映が難しい」「時差出勤による連絡の行き届き不足」など、進捗管理面でより工数がかかるとの意見が寄せられた。

 他にも「経験・スキルの低いメンバーへのフォローが難しい」「コミュニケーションがとりづらく、メンバー間の意思疎通がうまくできない」といった、プロジェクトメンバー間でのフォローや育成に課題が見られた。また、「評価がしづらい。上司・部下のコミュニケーション不足」や「作業割り振りの適切さ(作業ボリューム、完了/未完了の判断基準)を客観的に評価できる仕組みを策定できていない」など、タスク振り分けや評価への影響も見て取れた。

プロジェクト管理ツール導入率が急増、理由は?

 こうしたプロジェクトの課題に対し、進捗の可視化やメンバー間のコミュニケーション活性化を支援するのがプロジェクト管理ツールだ。多様な環境下でプロジェクト難易度が挙がっていることも関係し、導入率は35.7%と前年度の29.1%から6.6ポイント急増した(図3)。「必要性を感じる」も34.3%となり、「導入済み」「検討中」を含めると実に80.8%が管理ツールの必要性を感じていた。

図3 導入状況

 ツールの利用および利用予定部門は「情報システム部門」(39.0%)に次いで「全部門」(27.3%)、「製造・生産部門」(19.8%)、「営業・販売・営業企画部門」(14.0%)と続いた(図4)。システム開発や生産管理、受発注管理など、いわゆる現場での活用イメージが強いが、経営企画やマーケティング、総務・人事部門などバックオフィスにまで活用が広がっている。

図4 プロジェクト管理ツールの導入部署

過半数が”SaaS型”を選択 導入スピードやコスト面を期待か

 プロジェクト管理ツールの導入済み、導入予定者を対象に「利用形態」を聞いたところ、「SaaS型」(52.5%)が過半数を占め、次いで「オンプレミス型」(30.3%)、「自社開発型」(13.1%)となった(図5)。どの従業員規模帯においても「SaaS型」の割合が高い傾向にある。

図5 プロジェクト管理ツールの利用形態

 SaaS型プロジェクト管理ツールの増加が、導入率急増に寄与している側面もありそうだ。SaaS型を利用中または利用予定とした人に「必要性を感じている理由」を聞いたところ「簡単かつスピーディーに導入できるため」(69.2%)や「バージョンアップ、障害対応などにかかる工数削減が期待できるため」(48.1%)、「導入コストの削減が期待できるため」(36.5%)が上位に挙げられた(図6)。

図6 プロジェクト管理ツールに必要性を感じている理由

 テレワークなど多様な環境でプロジェクト管理の難易度が高まったという課題と、プロジェクト管理機能をスピーディーに開始、かつコストも軽減できるという利点がうまく合致し、バックオフィス含め全社で活用するケースが増えていると予測できる。

 後編では、ツールを選定する際に重視するポイントや導入後の満足度、利用しない理由などを中心に調査結果を見ていく。

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