室蘭工業大学が「Shachihata Cloud」導入 シヤチハタの電子決裁でDXを加速

室蘭工業大学はシヤチハタのクラウドサービス「Shachihata Cloud」を導入した。紙文化からの脱却と業務効率化の実現により、スマートな働き方と環境整備の促進が狙いだ。

[後藤大地，キーマンズネット]

室蘭工業大学は、シヤチハタの電子決裁サービス「Shachihata Cloud」を導入した。紙書類が中心の業務運用からの脱却と、業務効率の改善につながったという。

導入110万件超え　シヤチハタが提供するクラウドサービスの特徴は

　室蘭工業大学では、働き方改革やデータ活用の機運が高まる中、政府が提唱する「Society 5.0」を見据えた「データ駆動型キャンパス」の実現を掲げている。その一環として事務業務のデジタル化を進めており、今回の導入はその基盤の整備に位置する。

　Shachihata Cloudは、社内文書から取引文書まで幅広い決裁業務をデジタル化するサービスだ。電子印鑑や電子署名を活用することで、時間や場所にとらわれずスムーズな承認・押印が可能になる。ワークフローやグループウェア機能も備え、電子帳簿保存法にも対応している。シヤチハタは1995年から電子印鑑システムの展開を進めており、Shachihata Cloudの導入件数は2025年2月時点で110万件を超えている。

　同大学は2022年度にデジタル・キャンパス推進室を設置し、全学的なDXを推進してきた。電子決裁システムの選定で複数社を比較した結果、操作の分かりやすさや従来の押印感覚に近い操作性が評価され、「Shachihata Cloud」の採用に至ったという。導入により決裁処理の迅速化が進み、承認状況の可視化や再通知機能の活用により、進捗（しんちょく）確認の手間や確認時の心理的負担が軽減された。

　また、紙書類の削減により保管スペースの圧縮が進み、オフィス環境の見直しも進んだ。フリーアドレスなどの新たな働き方にも対応しやすくなり、業務環境の改善につながっている。現場担当者からは、段階的なデジタル移行に適したサービスであるとの評価や、導入後の問い合わせが少なかった点に関する声が寄せられた。

　導入以前、同大学では決裁書類の所在が把握しづらい状況や、大量の紙資料によるオフィス圧迫、過去資料を一枚ずつ確認する作業などが課題だった。今回の取り組みにより、これらの課題の改善が図られた。起案者が承認ルートを柔軟に設定でき、各部署の実情に応じた運用を可能とした。

　デジタル・キャンパス推進室の担当者は、導入時の懸念として問い合わせの増加を想定していたが、実際には想定を下回ったと話す。システムの分かりやすさが円滑な利用開始につながり、トライアルを通じて電子決裁の利便性への理解も広がったという。