導入後の課題に「カスタマイズが容易でない」との声が挙がる

　ワークフローツールを導入済みと回答した人に対して「導入後に感じている課題」を尋ねてみた。その結果、1位「自社に合ったカスタマイズが容易でない」28.3％、2位「他製品へのリプレースが容易でない」23.6％、3位「組織変更に伴う設定変更が容易でない」「既存アプリケーションとの親和性が低い」が同率で22.0％、5位「スマートデバイスに対応していない」16.5％と続いた。

　ワークフローはそれぞれの組織の中で最適化された、独自のフォーマットにのっとったさまざまな書類や帳票を取り扱うことになるため、企業ごとに承認ルートは千差万別であり、関連システムへのデータの受け渡し方も企業によってさまざまだ。

　例えば人事異動や組織の統廃合が起きた場合でも、それぞれに最適化されたワークフローを設計しなければならず、カスタマイズが容易であることや既存アプリケーションとの親和性が高いことなどは非常に重要な点だといえる。

　このような背景から多様な組織体制に対応できるよう多くのテンプレートを用意し、特別なカスタマイズを極力しないような設計をしているベンダーも少なくない。

　昨今ではオフィスにとどまらずに社外からでも仕事ができる環境が整備されつつあり、スマートデバイスからの申請処理に対応する必要性もあるだろう。ワークフローツールの検討時には活用イメージと将来の拡張性を鑑みた選定が重要だ。