クラウドタイプの勤怠管理ツールは「1人当たり数百円」から

　現在、たくさんのクラウドタイプの勤怠管理ツールがありますが、多くは「利用者1人当たり月額数百円」で利用可能です。大ざっぱに言って、1人当たり月額200～300円のコスト感です。そして初期導入費がかかる製品とかからない製品に分かれますが、初期導入費がかかる場合でも金額はそれほどかかりません。主なクラウドタイプの勤怠管理ツールには次のような機能が備わっています。

• 生体認証（指紋や指静脈など）、スマートフォンや携帯電話（GPSでの位置確認）、PC（パスワード）など、さまざまな打刻デバイスに対応
• リアルタイムの勤怠状況把握、勤務時間の自動計算
• シフト管理
• 残業管理
• 休暇管理
• 申請承認（残業、休暇、スケジュールなどの承認）
• 帳票出力（Excelなどで利用）

　さらに、人事給与連携、スマートフォン対応、拠点別集計、外国語対応などの機能を備えているものもあります。そして、当然ながらクラウドなので自社サーバの準備は必要なく、法改正などの場合も自動的にバージョンアップされます。特に自社でシステム開発を行う手間やコストはかかりません。

　また多くのクラウドタイプの勤怠管理ツールでは、無料試用期間を定めています。その間にツールの使い勝手を試すことができるので、まず使ってから判断するという事も可能になります。

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クラウドか、オンプレか？　ポイントは「利用期間」にある

　クラウドタイプに対して、ソフトウェアのライセンスを購入し、自社システムに組み入れて使う「オンプレミスタイプ」の勤怠管理ツールですが、従業員数が多い大企業に向いているといわれています。

　しかし導入には、ソフトウェアのライセンス購入費、自社の人事制度に合わせて改修するためにはシステム開発費、場合によっては専用サーバ導入費などがかかります。

　また、その後の運用についても費用が必要でしょうし、法改正などアップデートを行うときにも費用がかかることもあります。システム規模にもよりますが導入費用は数百万円かかるケースもあるでしょう。ただし、自社の勤務実態に合致した勤怠管理システムを作ることができ、柔軟性のある多彩な機能を実装することができます。

　オンプレミスタイプの製品も多くありますので、自社の利用目的に合わせて数社の相見積もりを取るのがベターでしょう。クラウドタイプの勤怠管理ツールより初期費用がかかることになりますが、従業員数の多い企業においては、長期間使えば、結果的に「1人当たりのコストは安い」と言う判断ができます。

　比較すると、中小企業はクラウドタイプ、大企業はオンプレミスタイプといえるかもしれません。例えば中小企業がクラウドタイプの勤怠管理ツールを利用した場合、従業員100人で月額3万円かかったとすると、年間36万円。3年間で100万円を超える支出となります。この金額をどう見るか、長期間使用した場合の試算を入念に行い、自社の利用実態に合ったツール選びをオススメします。