そもそも「就業規則」は整備されていますか？

　まず、勤怠管理ツール導入の前に整備しておきたいポイントがあります。それは「就業規則の整備」です。勤怠管理ツールを導入する目的は「労働時間を正確に管理すること」に他なりません。

　では、あなたの会社では「労働時間」はどのように定義されていますか。どんな場合に時間外労働と見なされますか。他にも多々ある就業規則を見直して取り決めを明文化しておかないと、勤怠管理ツールを導入しただけ課題は解決できません。必要に応じて労務管理の専門家の知識を借りる必要もあります。

すぐ「紙」に出力できますか？

　次は「帳票出力機能」の使い勝手をチェックします。就業制度の整備を経て、勤怠管理ツールにより「正確な勤怠時間データ」を得られるようになりますが、いつでも帳票として簡単に印刷できるかどうかが、現場で求められる運用のポイントです。印刷に手間がかかる、操作がややこしいなどでは業務に支障が生じる場合があります。なぜなら、勤怠時間データは労働基準監督署の検査に提出する客観的資料として使用するものだからです。

　またそれら「帳票」は、従業員の労働時間を正確に把握し、法に従った賃金を適切に支払っていることを証明するためにも必要です。残業代の未払いについて、当局から指摘されたり、元従業員から訴訟を起こされたりした結果、一時期に多額の残業代を支払う羽目になってしまい経営が傾いた会社の事例もあります。

　きちんと労務管理を行っている会社だとしても、勤怠時間データを即座に「帳票」で出す必要が生じる時があります。「帳票出力」機能をチェックして、現場が対応しやすいかどうか確認しておくことがポイントです。

「打刻方法」は何がふさわしい？

　在宅のテレワークや直行直帰による勤務スタイルなど、多様な働き方に対応するため導入する会社もあるでしょう。そうすると会社以外の場所で働く従業員や契約スタッフなどの労働時間を正確に把握することが必要です。従って、打刻を行うデバイスにスマートフォンやタブレット、PCなどが使えることが前提になりますので、導入前に「打刻方法」を検討しておくことがうまく運用するためのポイントです。

サポートの充実や現場の使い勝手は？

　また勤怠管理業務に関しては、法改正にその都度対応しなくてはいけません。専門家の支援も必要ですが、勤怠管理ツール提供事業者のサポートの充実度を確認して導入を決め、運用することがポイントです。クラウド型の勤怠管理ツールは、法改正に合せて自動的にアップデートされるので、専任スタッフが少ない会社においてはクラウド型の選択がより現実的かも知れません。

　さらに、せっかく業務部門の負担を減らそうと思って導入したのに、今まで慣れ親しんだ操作画面と導入ツールの操作画面が違いすぎて、うまくなじめず、かえって負担が増してしまったと言うこともあるようです。Excelでこれまで管理していたのなら、Excelに近い操作感の勤怠管理ツールを選ぶなど、お試しサービスで使い勝手を確認すればスムーズに移行できるでしょう。