　では、実際に導入済みのグループウェアはどのような形態なのだろうか。導入済みの人に聞いたところ、「ソフトウェアパッケージ（オンプレミス）」56.7％、「クラウドサービス」35.6％、「自社開発」6.7％、「その他」1.1％であった（図4-1）。いまだオンプレミスで運用するソフトウェアパッケージが主流ではあるものの、100人以下の中小企業を見ると、クラウドサービスの割合が49.0％で、ソフトウェアパッケージの45.1％と逆転している状況だ。

　また、今後導入、リプレース予定の人の回答を見ると、「クラウドサービス」64.5％、「ソフトウェアパッケージ（オンプレミス）」22.6％、「自社開発」4.8％、「未定、その他」8.1％であり、クラウドサービスがソフトウェアパッケージの約3倍の比率を占めていた。

　今後の主流はクラウド型になっていくであろう。ちなみに、現在導入されているグループウェアについては「Lotus Notes／Domino」が17.0％と最も多く、次いで「Office 365」14.8％、「G Suite」9.6％、「desknet's NEO」8.9％、「サイボウズ Office10」8.1％と続いた。導入予定のサービスは、「Office 365」25.8％が最も多かった。

図4 グループウェアのタイプ（導入済み・導入予定）

　最後に、グループウェアを導入済みと回答した人を対象にその「満足度」を尋ねたところ、全体で17.8％が「とても満足している」、53.7％が「まあ満足している」、20.7％が「やや不満」、7.8％が「とても不満」となり、まとめると全体では71.5％が「満足」、28.5％が「不満」という結果となった。なお、この割合は4年前とほぼ変わらなかった。

図5 満足度

　「満足」と回答した人のフリーコメントでは、「スケジュール管理、施設管理、ワークフローなど、最低限必要な機能がある」「全てがWeb上で完結するので、どこでも仕事ができる」「クラウド対応であり、いつでもどこでも情報を取り出せる。特にスケジュールを共有できることから日程調整が便利になった」など情報共有に必要な機能が社内外問わず活用できる点にメリットを感じている声が多く挙がっていた。

　一方で「不満」の回答では「口頭でも済む報告もいちいちPC入力しなければいけない」「一部ユーザーのみしか活用していない」「カスタマイズができず、特にワークフローが使いづらい」など、情報共有ルールをシステムで厳格化しすぎたことにより反対に共有しづらくなってしまったケースや、使い勝手が悪く一部の方にしか利用されていないケース、業務体系に合っていないにもかかわらずカスタマイズができず悩みを抱えているケースなどがちらほら見られた。