　今回は、業務で作成または利用している帳票を「データで保管する理由」や「データ化する際のルール」「帳票レス化の実行・計画」など、企業における帳票利用とペーパーレス化についての現状を把握するための質問を展開した。複合機や表計算ソフトなどを活用した帳票レス化に取り組む企業が40～50％存在する一方で、紙の方が見やすい、担当者のスキル不足などを理由に取り組まない企業の意見も取り上げている。

　なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前に了承いただきたい。

帳票をデータ化して保管する理由とは

　商取引や経理業務などほぼ全ての企業で運用されている帳票利用。前編では全体の9割が帳票の「データ化」に着手している一方、帳票の管理、保管については「紙」での運用が約6割とデータ管理を上回っているといった実情を紹介した。

　後編ではまず、業務で作成、利用中の帳票について「部分的にデータ化しており、紙はスキャンするなどでデータ化して管理している」もしくは「全てデータ化しており、データのまま管理している」と回答した76人を対象に、「帳票をデータ化して保管する理由」を聞いた。

　結果は「書類保管スペースに関わるコスト削減」（71.1％）、「紙の出力などに関わるコスト削減」（64.5％）、「効率のよい記録を実現するため」（51.3％）、「実績データを再利用しやすくするため」（43.4％）と続いた（図1-1）。コスト削減のみならず、効果的なエビデンス管理、データの再利用などで業務効率化につながるなどのメリットが上位に挙がっていた。

　また、データ化する際のルールについては、全体の約7割が「書類データを社内の特定の場所に保管している（72.4％）」とし、約2割が「書類データのファイル命名をルール化して運用している（19.7％）」などして、帳票データの集約と再利用のための運用ルールを設けているようだ。しかし、「特に決まっていない」企業も18.4％と一定数存在する（図1-2）。