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東日本大震災発生時、なぜ安否確認システムは役に立たなかったのか

東日本大震災発生当時、NECソリューションイノベータ東北支社は安否確認システムを導入していたものの、従業員の状況をうまく把握できなかったという。何がダメだったのか。同社が被災経験から得た教訓を基に説明する。

　1995年に発生した阪神淡路大震災。その時は、数十年に一度あるかないかの大震災と考えた人も少なくなかったはずだ。だが、ここ数年で東日本大震災や熊本大地震、北海道胆振東部地震など大きな自然災害が全国各地で立て続けに発生し大打撃を受けている。もはや、いつどこで地震や台風、豪雨といった災害が発生するか分からない状況だ。

　そうした事態を受け、最近はBCP（事業継続計画）対策の一環として安否確認システムの導入を検討する企業が増えているという。だが、せっかくシステムを導入してもいざというときに機能しなければ意味がない。そこで、本特集では、NECソリューションイノベータが東日本大震災から得た教訓を基に、安否確認システムの導入と運用方法について考えるべきポイントを説明したい。

東日本大震災発生時に安否確認システムが機能しなかった理由

　震災に備え安否確認システムを導入する企業は多い。しかし、いざ災害に直面すると、社員から安否情報を集めきれず、思うように機能しないケースも多い。現在、「緊急連絡・安否確認システム」を提供するNECソリューションイノベータもその1社だった。

　仙台に拠点を構える同社の東北支社は、2011年の東日本大震災で被災した。電気や水道など生活に必要なインフラは止まり何から手をつけていいか分からない状況の中、企業として考えるべきはまず社員の安否を確かめることだった。ただ、安否確認システムを導入していたものの運用がうまくいかず、グループによっては誰が出社できる状況かを一人も把握できていなかったと当時のことを振り返る。

　従業員が安否報告をする際、既定のフォーマットに沿って報告しなければならなかった。だが、それは複雑なもので、中にはフォーマットを忘れたために報告できなかった人もいた。何より、震災時は身内や家族の安否確認で手いっぱいだったため、複雑かつ多くのステップを踏む必要がある安否確認システムでの報告は後回しにされてしまったという。

　NECソリューションイノベータ東北支社では、なぜ震災時に安否確認システムがうまく機能しなかったのか。その原因は、「安否確認システムは大震災の時に利用するもの」だと考え、普段から利用しておらず“ほこりをかぶった状態”だったためだ。この経験から、いざという時に従業員が戸惑わないためにも、大きな災害時だけでなく緊急連絡ツールとして普段から安否確認システムを活用し、システムの使い方や運用フローを従業員に定着させることが重要だと気付いた。

　例えば台風や大雨、大雪の際にシステムを利用して従業員の出勤可否を確認するなど、普段から安否確認システムを活用すればツールの利用方法や報告方法が組織に浸透し、いざというときにあたふたせずに済む。こうした「普段使い」をしているかどうかで、災害時の初動対応が大きく変わる。

安否確認システムはビジネスリスクをどこまで抑えられるか

　NECソリューションイノベータによると、災害対策ツールとしてだけでなく普段の緊急連絡手段として同社が開発、提供する「緊急連絡・安否確認システム」を求める企業が増えているという。それらの企業はどういう経緯でシステムを導入しようと考えたのか。ある製菓メーカーとグローバルで事業を展開する製造系企業での導入事例を基に説明しよう。

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