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Excel集計作業を効率化　Power Automateでシートに情報を追加する裏技

Excel集計作業を効率化　Power Automateでシートに情報を追加する裏技（1/4 ページ）

アンケートでうっかり聞き忘れた情報を、Power Automateを使って後から追加する方法について解説します。アンケートに限らず、「既存のExcelシートにPower Automateでデータを追加したい」ケースに応用できるので、Excelのレポート作業や集計作業の効率化に非常に役立ちます。

公開 2024年12月06日 09時57分

著者

舟越匠

[日本ビジネスシステムズ]

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　日本ビジネスシステムズ（通称：JBS）の舟越です。前回の「Excelリストのコピペから解放される　Power Automateを使ったメール効率化術」は多くの方に読んでいただけたようです。ありがとうございました。

　その際、過去記事に遡って読んでいただいた方もいたようです。こちらもまたありがとうございます。

　今回の記事を書くにあたって自分でも過去記事を読み直していたところ、アンケートを実施後に「しまった！　あの情報も取っておけばよかった！」と気づき、慌ててしまった経験を思い出しました。皆さまも、何かアンケートを実施後に同じような経験をされたことはないでしょうか。

　そのときは、アンケート結果を集計した「Microsoft Excel」のシートに、Power Automateを使ってデータを追加する事で事なきを得ました。今回は、そんなうっかり聞き忘れた情報を、Power Automateを使って後から追加する方法について解説します。アンケートに限らず、「既存のExcelシートにPower Automateでデータを追加したい」ケースに応用できるので、Excelのレポート作業や集計作業の効率化に非常に役立ちます。

記事内目次

1．前提条件
2．Excelのユーザーリストへの列の追加
3．フローの作成
4．フローの実行と結果の確認
5．注意点

Excel集計を効率化　Power Automateのデータ活用術

　ここまでの連載、今回も含めて単体記事としてもお読みいただけるのですが、実は業務のシナリオとしては一連の流れを想定しています。

　ごく簡単な流れは下記の通りです。

社内システム説明会を実施するにあたり参加日をアンケートで依頼
アンケート結果送付時にPower Automateで情報を追加してExcelに保存
そのExcelを元にPower Automateで一人一人のユーザー宛にリマインドメールを送信
社内システム説明会当日はExcelを名簿として利用

　このように、アンケートで取得したデータを元にExcelのリストを用意すると、個別メールを送ったり、当日の参加者リストとして利用したり、といった活用ができて非常に便利です。

　ただ、もしここで、アンケートで取り忘れたデータがあったらどうすればいいでしょうか。

　聞き忘れた情報がユーザーしか分からない場合は聞き直すしかないのですが、別に管理しているデータから情報を取得できることもあります。

　例えば、アンケート結果で聞き忘れたユーザーの勤務地や電話番号、上司の氏名やメールアドレスといった情報を、別途人事データベースからダウンロードして、ExcelのVLOOKUP関数で結合する、といったことが考えられます。

図1　データの結合イメージ

　もちろんそのような方法でもいいのですが、Power Automateで取得できる情報の場合は、フローを作って追加取得できます。特に、過去の連載でも出てきた「ユーザープロフィールの取得」や、ほぼ同様の操作で利用できる「上司の取得」で得られる情報については、Power Automateを使うと便利です。

図 2 「ユーザープロフィールの取得」と「上司の取得」

　本記事では、Power Automateを使って、既存のExcelのユーザーリストに、本人の「勤務地」と「電話番号」および上司の「氏名」と「メールアドレス」を追加するフローを作成します。

1．前提条件

　今回のシナリオでは、「Microsoft 365」のアカウントに対して「勤務先所在地」「マネージャー」「携帯電話番号」が設定されていることを前提としています。

図3　Microsoft 365のアカウント設定画面

2．Excelのユーザーリストへの列の追加

　今回も、連載2回目のフローを使って作成したExcelを利用しますが、メールアドレスまたはUPNの情報が含まれており、テーブルが設定されていれば、お手元にあるExcelでも同じような仕組みを作ることができます。以前の連載記事を読んでいただいた方はもちろん、未読の方もぜひご覧ください。

図4　Excelのユーザーリスト

　データを追加したいExcelを開いたら、追加したい情報を入れるための列を追加します。今回は、「勤務地」「電話番号」「上司氏名」「上司メールアドレス」の4つの列を追加します。

図5　Excelに列を追加

　Excelへの準備はこれだけですが、念のため、今回の作業をする前に、ファイルをコピーして別の場所に保管するなど、バックアップを用意しておくことを強くお勧めします。理由は後の章で説明します。

　続いて、この列に値を追加するためにフローを作成します。

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この記事の著者

舟越匠

2002年に日本ビジネスシステムズ（JBS）に入社。エンジニアとして「Active Directoryドメインサービス」や「Exchange Server」などの案件を担当。その後、社内向けの技術サポートや研修を行う部門に移動し、現在は人事系部門の中で技術分野の人材育成に携わる。従業員への技術研修を行いながら、アウトプットによるエンジニアスキルの向上を目指してJBS Tech Blogを立ち上げる。編集長としての役割をこなしつつ、自らもAzureやPower Platformの記事を執筆。生きがいはサウナ。週2回のサウナ通いが欠かせない。