熊本学園大学が、ワークフローの「自動分岐」をあえて捨てた理由

紙の申請書と押印による手続きに時間がかかり、決裁まで約1カ月を要していた熊本学園大学が、クラウド型ワークフローへの刷新で決裁までのリードタイムを大幅に短縮した。同校の取り組みから、定着を阻む壁を突破するヒントを探る。

公開 2026年11月11日 07時00分

[キーマンズネット]

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　昔ながらの紙と押印による稟議（りんぎ）、決裁プロセスを運用する企業は依然として多く、組織にとって意思決定スピードの鈍化は継続課題だ。関係者が増えるほどリードタイムが長期化し、決裁までに数週間から1カ月近くを要することもある。急ぎの案件が発生した際には、申請者が書類を持って決裁者一人一人の席を回らなければならない。

　書類が今誰の手元にあるのか把握できずに問い合わせが発生するプロセスの不透明さも問題になりやすい。決裁完了後も紙書類の保管場所確保に追われるなど、紙を前提とした業務設計そのものが組織の俊敏性を奪っている。

　ワークフロー製品を導入しようとしても、組織構造とシステムのミスマッチによって頓挫する場合がある。一般的なワークフロー製品は役職や予算額に応じたピラミッド型承認ルートの自動分岐を得意とするが、部署横断の調整が多い組織では分岐ルールの設定が複雑化してメンテナンスが破綻してしまう。

熊本学園大学、稟議にかかる時間を1カ月→1日に

　こうした課題に悩んでいた熊本学園大学は、クラウド型ワークフロー「X-point Cloud」の導入と組織構造に合わせた柔軟な運用設計で解決を図った。

　同大学は従来、紙による稟議（りんぎ）回付に最短でも2週間、最長で約1カ月を要していた。この状況を打破するため、総務課とICT統括室が協力して電子化に着手した。選定の決め手となったのは、従来の書式に近いレイアウトを作成でき、承認時の押印イメージを再現できる点だった。上長層への提案時にも実画面を用いたデモを実施して移行の心理的ハードルを下げた。

　承認ルートの設計も工夫した。当初は予算金額に応じて決裁者が変わる自動分岐ルートを検討したものの、案件ごとの関係部署が多岐にわたり、自動分岐ルートへの落とし込みが難しかった。そこで同大学は、申請者が承認者を柔軟に指定する「フリールート」運用を取り入れた。

　ICT統括室の藤田大亮氏は「民間企業のようなピラミッド型なら自動分岐が楽ですが、大学は組織がフラットで合いませんでした。最終的にフリールートにしましたが、それでも紙のころよりはるかに楽です」と語る。組織の現実に合わせて自動化に固執しなかった判断が功を奏した。

　すでに利用していたID管理基盤「Extic」と連携させることで、シングルサインオン環境を構築。人事・組織情報の更新をワークフローのアカウント情報にリアルタイムに自動反映させ、管理の二重化を回避した。

　この刷新によって、最短でも2週間、長い場合は約1カ月かかっていた決裁期間が1日～1週間へと大幅に短縮された。現在は21部署、120人が利用している。利用者には事務職員だけでなく決裁者である教員も含まれており、組織全体へのスムーズな浸透を実現している。対象業務も予算執行や契約可否といった一般的な予算稟議にとどまらず、「文部科学省などからの調査依頼への対応」のような大学固有のフローにも拡大した。

　申請の滞留箇所が可視化されたことで個別の進捗確認連絡はほぼ不要になり、滞留者へのピンポイントな督促が可能になった。

　業務改革を進める際、理想的な完全自動化に固執すると、現場の運用と乖離（かいり）して形骸化する場合がある。同大学が組織の特性を見極め、あえて柔軟なフリールートを採用したように、実態に即した「割り切り」を取り入れることが結果として定着を早める。

　電子化を進める際には現場の操作感だけでなく、ID管理をはじめとするバックエンドの管理負荷まで見通したシステム連携が不可欠だ。意思決定の迅速化を図る組織にとって、現場の使いやすさとシステム部門の運用性の両輪を整えることが重要になる。

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