Gemini Notebookで規定探しの手間をゼロにする、「問い合わせ効率化」超入門

「同じ質問に何度も答えている」「引き継ぎに手間がかかる」といったあるあるの悩み。Gemini Notebookなら既存のマニュアルを読み込ませるだけで、根拠付きで回答する専用AIを素早く構築できる。

公開 2026年11月11日 07時00分

著者

山下竜大

[キーマンズネット]

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　総務への備品購入の申請方法や経理への交通費精算、人事への有給休暇の申請期限、管理部門への勤怠システムの操作方法など、同じような問い合わせが繰り返し寄せられていないだろうか。その度に担当者が規定やマニュアルを探して回答する運用は、少なからず負担になる。

　「Gemini Notebook」を使えば、経費精算規定や就業規則、操作マニュアルなど既存の社内資料を読み込ませ、質問するだけで回答とその根拠を確認できる。PDFやドキュメント、Webコンテンツなど幅広い形式に対応し、新たな資料を作る必要もない。

　では、実際にGemini Notebookはどのように問い合わせ対応に活用できるのか。生成AI・IT研修やAIによる業務効率化支援サービスなどを提供するビニファイの中村聖城氏（事業開発部長／生成AI基礎研修講師）の解説を基に、経費精算業務を例にその手順を見ていこう。

「この回答、本当に正しいの」と思ったときの確認方法

　経費精算規定と経費精算の手順書、前任者の引継ぎメモの3つを読み込ませると、ソースに資料の一覧が表示され、チャットから質問できるようになる。例えば、従業員から「大阪に日帰り出張しました。経費精算には何が必要ですか」と問い合わせがあった場合、チャット欄に質問を入力すると、必要な書類や申請期限などを回答する。

　さらに、日帰り出張の日当を申請できる条件や、出張申請から承認までの具体的な手順についても、続けて質問することで確認できる。日当の条件については「片道100キロ以上」「所要時間が6時間以上」など、資料に記載された条件を出してくれる。

社内資料をGemini Notebookにそのまま読み込ませられる（出典：ビニファイ講演資料）

　このように、社内資料を基にさまざまな問い合わせに対応できる一方で、気になるのが、「AIが生成した回答の信頼性をどう確保するか」という点だ。

　Gemini Notebookは回答とともに根拠となる資料を示すため、元の資料と照合することで、回答の正確性を確認できる。

回答の根拠の確認方法（出典：ビニファイ講演資料）

　「出張の移動時間は残業代の対象ですか」など、資料に記載のない質問に対しては、Gemini Notebookは推測で回答せず、経費精算規定や手順書に記載がないことを示す。

　また、よくある質問集（FAQ）の作成にも活用できる。事前に資料を読み込ませ、「経費精算でよくある質問を5つ、回答とセットで整理してください」と指示するだけで、FAQのたたき台を生成できる。

　退職や人事異動に伴う引継ぎ資料も、同様に作成できる。「新しい経費精算の担当者向けに、業務の流れと注意点をまとめてください」と指示すれば、業務フローやスケジュール、チェックポイントなどを整理してくれる。さらに、説明用のスライドも生成でき、PDFやプレゼンテーション形式で次の担当者と共有できる。

資料を基にスライドを生成できる（出典：ビニファイ講演資料）

Gemini Notebookを使う前に、社内で決めておくべきルール

　Gemini Notebookは個人のGoogleアカウントでも無料で利用できるため、まずは公開情報やWebサイトなどを使って試してみるといいだろう。ただし、社内資料を扱う場合は、情報管理の観点からも、企業としてGoogle Workspaceを導入することが重要だ。

　また、利用前には読み込ませる資料の内容確認も必要だ。Gemini Notebookは資料を基に回答するため、古い情報や誤った記載があれば、回答にも影響する。最新版か、承認済みの資料か、個人情報や機密情報が含まれていないか、契約や社内規定上、利用が認められているかなどを事前に確認しておく必要がある。

会社の資料を扱う場合、個人アカウントは使わない（出典：ビニファイ講演資料）

　加えて、共有設定や利用者管理などのルールを会社として決めておく必要もある。

　「誰がそのGemini Notebookを閲覧できて、誰が編集できるのか。誰が使えて、異動・退職時は誰に引き継ぐのか。資料は誰が最新版に差し替えるのか。問い合わせの答えが資料に書かれていないときに誰に確認するのかを明確にしておきます。導入前にルールを決めておくことで、会社の資料を安心・安全に使う土台になります」

　Gemini Notebookは、まず担当者が使い方を習得し、その後、社員が自分で必要な情報を調べられる仕組みへと段階的に展開する。最初は、問い合わせを受けた担当者がGemini Notebookで回答を調べ、根拠を確認してから社員に伝える。資料や確認ルールが整った段階で、社員自身が利用できるようにする。

　従業員に共有する場合は、画面右上の共有から対象者のメールアドレスを設定する。部署単位やURLでの共有にも対応し、共有された社員は自分でAIに質問して回答を確認できる。

　導入に当たっては、まず担当者が小さく試すことが重要だ。中村氏は、経費や備品の申請手続き、休暇のルール、社内システムの操作など、（1）繰り返し質問される、（2）回答が決まっている、（3）最新の資料で確認できる、という3つの条件を満たす業務を推奨する。まずは1業務、1資料、1つの質問から始め、効果を確かめながら全社へ展開する方法が有効だという。

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