内田洋行は「SmartOfficeNavigator」で会議室や座席の利用状況を可視化する仕組みを提供しています。会議室予約は「Microsoft Exchange」と連携しています。Microsoft 365の予定表と会議室の予約情報を連携させることで、参加者のスケジュールを確認しながら、会議室の手配まで一連の流れでできるようになります。

　今回紹介されたAIエージェントによる対話型予約も、こうしたスケジュール管理との連携を発展させたものといえます。

　今回の見学では、既存機能の導入プロセスを標準化して、従来約半年かかっていた導入準備期間を約3カ月に短縮する取り組みも紹介されました。機能や導入環境を統一することで、導入にかかる負担を軽減する狙いがあるとのことです。

AIカメラで在席状況を可視化

　特に目を引いたのが、360度カメラとAIを組み合わせた在席検知システムです。

　フリーアドレスオフィスでは、従業員がどこにいるのか、どの座席が空いているのかを把握する必要があります。従来は、社員にビーコンタグを配布して位置を計測する方法や、座席ごとにセンサーを設置する方法などが用いられてきました。ただし、ビーコンタグは配布・管理の手間がかかり、座席ごとのセンサー設置にはコストがかかります。

　こうした方法に加わる新たな選択肢が、天井に設置した360度カメラで人物の在席状況を検知する仕組みです。

　カメラで撮影した映像をAIが解析して、設定したエリアごとに人がいるかどうかを判別します。

　一般的な人物検知AIでは、人物の全身が映っていないと認識が難しいケースもあります。ですが、オフィスではキャビネットやパーティションによって身体の一部しか見えないことも少なくありません。

　このシステムは、天井から撮影した映像や頭部の一部しか見えない状況でも人物を認識できるように、独自に学習させたAIエンジンを使用しています。

　見学時の説明によると、検証段階での人物判別精度は約95％とのことです。数秒ごとに検知して、一度判別できなかった場合も約10秒後に再検知することで、在席情報を補完する仕組みになっています。

　検知した情報はSmartOfficeNavigatorのオフィスレイアウトに反映され、社員は画面から座席の空き状況を確認できます。

　こうした在席データは、社員が空席を探すためだけでなく、オフィスの利用実態を分析する際にも活用できます。

　例えば、座席の利用率やエリアごとの混雑状況を把握することで、現在の座席数やレイアウトが適切かどうかを検証できます。また、設置したラウンジスペースがどの程度利用されているのかなど、スペースごとの活用状況の確認も可能です。

　AIカメラによる在席検知は、日常的な座席管理に加えて、データを通じてオフィスの利用実態を把握するための仕組みとしても活用できそうです。

AIが会議を支援する　ナレッジを生かすスマート会議室

　次に紹介するのは、生成AIを活用した会議支援システムです。

　会議では、参加者同士の知識や経験を共有しながら、議論を深め、新たなアイデアを生み出すことが求められます。

　今回見学した「ナレッジを生かす会議室」では、AIエージェントが会議をサポートする仕組みがプロトタイプとして紹介されました。発言内容の記録や要約に加え、議論に関連する情報を提示することで、会議の進行やアイデア創出を支援するものです。

　この会議室には、主に2つのAIエージェントが搭載されています。

発言内容の可視化と会議の要約

　1つ目は、会議中の発言をリアルタイムで文字起こしするAIです。

　音声から話者を識別して誰が何を話したのかを個人ごとにテキスト化します。さらに、発言内容を約1分ごとに要約してディスプレイに表示します。その他、会議中に登場したキーワードをワードクラウドで表示したり、参加者ごとの発言量を可視化したりする機能も備えています。

　ファシリテーターが参加者ごとの発言量を確認して、発言の少ない人に意見を求めるなど、会議の進行状況を把握するための情報としても活用できます。

AIエージェントによる知識や情報の提供

　2つ目は、会議アシスタントとして機能するAIエージェントです。

　文字起こしされた会議内容を基に、社内外の情報や研究資料などから関連する知識を参照して議論のテーマに沿った情報や異なる視点を提示します。

　今回のデモでは、内田洋行の知的生産性研究所が発表した情報や、スチールケースのレポート、外部研究機関の資料など、オフィスに関する情報があらかじめ登録されていました。

　会議中の発言内容は約1分ごとにAIエージェントに送られ、それに応じて関連情報が提示される仕組みです。議論が行き詰まった際などに、関連する研究レポートや別の視点を参照することで、議論を深めるきっかけとして利用できます。

　このように、会議内容の記録や要約にとどまらず、社内外の知識を議論に取り入れることで、AIが会議の進行や発想の広がりを支援する仕組みになっています。

ハイブリッド会議の進化　マルチモーダルAIで情報格差を解消

　ハイブリッド会議は多くの企業で定着していますが、会議室に集まる参加者とオンライン参加者との間には依然として情報格差が生じやすく、課題になっています。会議室内で誰が発言しているのか分かりにくい、ホワイトボードの内容がオンライン側から見えにくい、会議室内だけで議論が盛り上がってしまうといった問題です。

　こうした課題に対して、内田洋行はマルチモーダルAIを取り入れた次世代のハイブリッド会議のプロトタイプを展示していました。

　天井に設置された360度カメラと指向性マイクを組み合わせて、AIが会議室内の参加者の位置や発言者を認識します。

　発言している人を自動的に判別して、その人の顔をディスプレイ上でズームアップすることで、オンライン参加者にも誰が話しているのかを分かりやすく伝えます。

　さらに、発言内容をリアルタイムで文字起こしして、ホワイトボードに書かれた内容もデジタル化して共有することを想定しています。

　AIに議論の要約を指示すれば、その時点までの話し合いの要点を整理して表示できます。映像と音声、文字、ホワイトボードの情報をAIが統合することで、オンライン参加者も会議室にいる人と同じように情報を把握できるようになります。

　単に映像と音声をつなぐだけだったハイブリッド会議から、参加者全員が同じ情報を共有して議論に参加できる会議に進化する可能性を感じました。

データでオフィスを最適化する。人の動きとビル設備を一元管理

　スマートオフィスを実現する上でもう一つ重要なのが、オフィス内のさまざまなデータを収集・分析して環境や運用の改善に活用することです。

　今回の見学では、座席や会議室の利用状況だけでなく、空調や照明といったビル設備の情報も統合してオフィス全体の状況を把握する仕組みが紹介されました。

ビル設備とITをつなぐインテリジェントコントローラー

　オフィスビルには、空調や照明をはじめ、温湿度やCO2濃度、PM2.5などを計測するさまざまな設備やセンサーが設置されています。これらの情報は、従来、ビル管理者が設備の稼働状況や異常を監視する「中央監視システム」で管理されることが一般的でした。

　ですが、ビル設備にはメーカーごとに異なる規格や通信方式が採用されていることも多く、ITシステムとの連携の難しさが課題になっています。

　そこで、ビル設備側のシステムとIT側をつなぐ役割を担うのが「インテリジェントコントローラー」です。これによって、これまで個別に管理されていた設備情報をITシステムと連携させ、オフィスの運用にも活用できるようになります。会議室の利用状況に応じて空調を制御したり、CO2濃度が高くなった際に換気をしたりするなど、人の利用状況と室内環境を連動させた制御も可能になります。

オフィスの利用状況をデータで可視化

　こうして収集したデータはSmartOfficeNavigatorとも連携可能で、オフィスの利用状況をさまざまな角度から分析できます。

　見学時には、主に次のようなデータの可視化が紹介されました。

• 座席の利用状況： 座席やエリアごとの利用率を把握する
• フロア間の移動状況： 社員がフロアをまたいでどの程度移動しているかを確認する
• 会議室の利用状況： 会議室の稼働率や利用頻度を分析する
• オフィス内の動線： 社員がオフィス内をどのように移動しているかを可視化する
• 部署ごとのエリア利用状況： 各部署がどのエリアをどの程度利用しているかを把握する
• エリアごとの混雑状況： 利用が集中している場所や、あまり使われていない場所を確認する

　こうしたデータは、オフィスのレイアウトや設備の効果を検証する際にも活用できます。

　例えば、社員同士の交流を促す目的で中階段を設置した場合、実際にフロア間の移動が増えているのかをデータから確認できます。また、カフェスペースが想定通りに利用されているか、座席数や会議室の配置が適切かといったことも分析の対象になります。

データに基づくオフィスの継続的な改善

　重要なのは、データを収集・可視化すること自体を目的にするのではなく、その結果をオフィスの改善につなげることです。

　当初の設計意図通りにオフィスが利用されているのか、社員の動きや交流が想定した通りに生まれているのかをデータから検証して、必要に応じてレイアウトや設備、運用方法を見直す。

　こうしたサイクルを繰り返すことで、オフィスの利用実態に即した環境づくりが可能になります。

　オフィスを完成した時点の状態で固定するのではなく、実際の利用データを基に継続的に改善する。データ活用は、スマートオフィスを運用する上で重要な要素といえます。

AIと空間が融合する未来のワークスタイル

　今回の見学では、現在実用化が進んでいる機能だけでなく、さらに先の未来を見据えたプロトタイプも紹介されました。テーマは「空間とAIの融合」です。AIがカメラや各種センサー、PCの操作ログなどからワーカーの状態を把握して、その状況に合わせてオフィス環境を自動的に調整するという構想です。

　集中して作業したいときには照明の色温度を高めたり、周囲の雑音を和らげる環境音を流したりする。リラックスしたいときや創造的な発想を促したいときには、暖色系の照明やアロマを取り入れるなど、働く人の状態や目的に応じて空間が変化します。

　さらに、個人だけでなくチーム全体のコミュニケーション状況にも着目しています。

　普段あまり接点のない部署同士に交流の機会を生み出したり、共通の話題を提示したりすることで、偶発的な出会いから新しいアイデアが生まれる「セレンディピティ」を促す仕組みも検討されています。

　まだプロトタイプ段階の構想ではありますが、AIが単なる業務効率化のツールにとどまらず、人の状態や組織の動きに合わせて空間そのものを支援する未来を感じさせる取り組みでした。

オフィスは、ITと融合して進化する

　今回の内田洋行のオフィス見学を通じて見えてきたのは「ITと物理的なオフィス空間を一体的に捉える」という考え方です。

　AIカメラやセンサーでオフィスの利用状況を把握して、AIエージェントで会議や予約業務を支援する。さらに、収集したデータを分析してレイアウトや設備の改善に役立てるなど、ITの活用範囲は日常業務の効率化だけでなく、オフィスの設計や運用にも広がっています。

　Microsoft 365をはじめとするクラウドサービスが業務の基盤となっているように、オフィスにおいてもITを活用することが働く環境を考える上で重要になってきています。今後こうしたデータ活用やAIによる支援がさらに進めば、働き方や利用状況に応じたオフィス環境の柔軟な見直しも考えられます。

　オフィスは、単に社員が集まって仕事をする場所ではなく、ITと空間の両面から、働き方や組織の活動を支える環境へと変わりつつあります。今回の見学は、その変化を具体的に考える機会になりました。