ライセンスコストが膨張する原因（出典：日本ベンダーマネジメント協会講演資料）

　事前にどれだけ利用実態やベンダーの契約体系、市場での標準的な条件を把握しているか、していないかで、交渉のテーブルについたときの立場が変わり、交渉の結果にも大きな差が生まれる。

　「VMwareの買収を巡っては、Broadcomによる買収後、ライセンス体系や販売モデルが大きく変更されました。こうした急激な環境変化に対し、十分な情報収集や社内調整が追い付かず、準備が整わないままベンダーとの交渉に臨んだ企業もあったでしょう」（武内氏）

　このような環境の急変はVMwareに限った話ではなく、どのベンダーでいつ起きても不思議ではない。監査についても同様で、事前に契約内容と利用状況の棚卸しができているか、証跡が整理されているかどうかで、指摘や追徴のリスクは変化する。

　「監査の連絡が来てから慌てて調べ始めるのと、日頃から契約とライセンスの状況を可視化できているのとでは、結果に天と地ほどの差がでます。小さな契約であれば多少の準備不足も誤差の範囲で済みますが、年間契約額が大きい場合はわずかな交渉力の差が翌年以降の金額に何倍にもなって跳ね返ります。この準備を組織として支えるのがケイパビリティであり、専門知識や実行力です」（武内氏）

　ベンダー管理は情報システム部門や調達部門などが担当していることもあり、専任の組織を設けるかどうかは企業によって異なる。ベンダーごとに異なる契約体系の知識を維持し続けるのは難しく、組織的な管理の仕組みがないまま担当者の対応に依存することで属人化を招きやすい。

　これは担当者の能力の問題ではなく、優秀で誠実な担当者ほど1人で多くを抱え込みやすく、結果として組織にノウハウが残らないという構造的な問題だ。個人の頑張りに依存する仕組みは、いずれ限界がくる。そこで個人ではなく、組織としてケイパビリティを高めることが求められている。

コスト膨張に歯止めをかける体制・仕組みづくり

　専任組織を新設することなく、ライセンスコストが膨張する構造、交渉・監査で差がつく実態、ケイパビリティ不足という3つの課題にどう対処すべきか。共通するポイントは組織としての体制と仕組みづくりで、これには3つの要素が必要になる。

　1つ目は、契約・ライセンス情報を一元的に把握して更新時期を先読みできる仕組みだ。バラバラに管理されている契約情報を集約して、いつ、何を、どのように準備すべきかが誰の目にも見える状態にする。一元管理ができるだけで、突発的な対応を大幅に減らせる。

　2つ目は、ベンダーごとの専門知識を、その都度一から確保する必要のない体制を整えることだ。担当者の記憶や経験に頼るのではなく、組織として専門性を蓄積し、必要なときにいつでも引き出せるようにしておく。これができれば、担当者の異動や退職があっても、ノウハウは失われない。

　3つ目は、交渉や監査対応を属人的な経験ではなく組織的な備えにできる仕組みだ。特定の個人の勘や経験に頼るのではなく、担当者が代わっても一定の水準を保てるようにすることが重要になる。

　この3つがそろって初めて、コストが膨張する構造に歯止めをかけられる。武内氏は、「大切なのは、体制・仕組み作りは必ずしも大規模な専任部署を新設することとイコールではないということです」と話す。

「外部への丸投げ」は禁物　自社に意思決定を残すVMOの現実解

　武内氏が述べるように、限られたリソースでベンダー管理の体制を一から自社で構築するには人員や時間、コストの負担が伴う。そこで選択肢となるのが外部リソースの活用だ。ただし、人手不足を補うために外部の専門家を起用する際には、注意すべき点がある。それが「外部への丸投げ」だ。

　ウチダスペクトラムの村上勇輝氏は「専門知識も判断も全て外部に委ねてしまうと、社内の属人化が『外部の属人化』に代わるだけです。それでは組織にノウハウが残らず、本質的な解決になりません」と指摘する。

　こうした丸投げによる属人化を防ぎつつ、兼任情シスの限られた工数でガバナンスを効かせる手段として同社が展開するのが「@MS Teams」だ。特徴は顧客企業とウチダスペクトラムの役割を明確に定めている点にある。

　契約書の精査や利用データの分析、ベンダーごとの規約確認、改善提案といった専門実務はウチダスペクトラム側が担当する。契約締結の判断や予算執行の決定、ベンダーとの個別交渉そのものは顧客企業側が担う。あえて交渉を代行せず「参謀役」に徹することで意思決定権を自社に残し、提示された分析結果や交渉ロジックのノウハウを顧客側に蓄積する仕組みだ。

@MS Teamsの支援領域（出典：ウチダスペクトラム講演資料）

　日常業務を抱える兼任担当者のリソースを圧迫しないように、定例の進捗会議や報告会は実施せず、契約後のオンライン説明会以降は「Microsoft Teams」のチャットによる非同期のやりとりのみで進行する。手元にある資料をアップロードすれば原則1～2営業日で一次回答や分析結果が返ってくるため、定例会の準備や日程調整に追われる心配がない。

　対応対象は、MicrosoftやOracle、VMware、SAP、IBMなど主要9ベンダー。頻繁に変更される各社の規約に対しては、AIによって整理された一次情報知識ベースと、各ベンダーの実務に精通した専門コンサルタント（SME）を組み合わせた体制で確認する。

　ベンダーの膨大な公式規約をAIで整理しつつ、最終的な助言や分析は専門コンサルタントが検証して提供することで、専任組織を持たない企業でも迅速に交渉材料を揃えられる体制を整えている。

　村上氏は「私たちが提供するのは、あくまでお客さまがベンダーと向き合うための客観的な判断材料です」と語る。ベンダーとの交渉実務そのものを外部任せにするのではなく、社内の担当者が「客観的な事実と証跡」を持って交渉のテーブルにつけるよう支援することで、組織としての交渉力を底上げする。