「手作業のExcel集計」のムダを自動化する「Masume（ますめ）」：KeyConductors

経費精算などの「所定のExcel帳票を記入して担当者にメール添付で申請する」というワークフロー。ありがち過ぎて改善できなかったムダを自動化するには？

[キーマンズネット]

　企業の事務ワークフローの中にはExcel帳票で集計業務を行うことが多い。会計などの仕組みがシステム化される一方、細かな事務処理作業はシステム化から取り残されていたり、現場が「運用でカバー」しているケースも少なくないだろう。

　例えば、経費精算などで「所定のExcel帳票を記入して担当者にメール添付で申請する」といった運用をしてはいないだろうか？　こうしたケースでは、定型の帳票を使っていながら、担当者が都度入力する必要があったり、提出されたデータを手動でコピー＆ペーストする必要があったりと、ムダなプロセスが多い。

　グレープシティが2016年4月20日に発表したExcel帳票の集計業務を効率化するクラウドサービス「Masume（ますめ）」は、こうしたあらゆる企業に残る「手作業集計」のムダを解消するために開発されたという。

　この製品のキモは、他の組織から見ると「ワークフローが変わらない」点にある。

　ワークフロー全体を切り替えるような集計業務効率化を検討する場合、導入する際に取引先や関係部署を巻き込んで新しいワークフローを学習させるところにまで責任を持たなくてはならず、導入が非常に大掛かりになってしまう。一方、ワークフローが変わらない場合であれば、導入部門の意思で素早く導入できる。

既存のExcel帳票をそのまま利用してデータベース化

　Masumeでは、現在利用しているExcel帳票フォームをMasumeにアップロードすることで、帳票の中の「フィールド名」「入力内容」を自動認識する。入力欄にExcel関数が利用されている場合は関数も解析できる。複数のシートを参照するようなブック形式のExcelファイルにも対応する。

　データ入力は「メール添付」「Webフォーム入力」「Excelデータの直接アップロード」の3種類が利用できる。

　「メール添付」によるデータ入力では、Masumeから帳票入力依頼をメール送信する機能を利用する。入力は、Webフォームにアクセスして直接入力するか、メール添付のExcel帳票テンプレートに必要項目を入力して返信するかが選択できる。Excel帳票を添付して返信した場合は、添付ファイルの入力内容を自動集計する。

　例えば従来、Excel帳票のメール添付で運用していた場合は、メールの送受信アドレスと件名が変更になるだけなので、利用者からすると特に変化やストレスを感じることなく利用できるという。

　Masumeでは、既存の帳票フォームを認識するだけでなく、オリジナルのWebフォームを作成する機能も用意されている。Excel形式でエクスポートする機能もあるため、集計済みデータの加工や分析も柔軟に行えるという。

　自動集計でフォームから逸脱したり、認識エラーになったりした場合には、アラートを出す機能も盛り込まれている。また、集計済みデータから、提出された帳票データを確認する機能も持つ。

　同社は、Excelと同じGUI操作でWebアプリケーションを作成できる「Forguncy」という製品も開発しており、Forguncy開発で培ったExcelデータ解析技術をMasumeにも応用しているという。

システム管理スキルがなくても導入できる

　グレープシティでは、Masumeについて、サーバやデータベース管理が不要なクラウドサービスであることから簡単に帳票業務の効率化を図ることができるとしている。

　なお、Masumeサービスのバックエンドには、日本国内に2つのデータセンターを持つマイクロソフトのクラウドサービス「Microsoft Azure（Azure）」が採用されている。データ暗号化などのセキュリティ対策はAzureの仕様に準拠した形で行われる。また、Masumeそのものの機能として「アクセス元IP制限」「パスワード制御」「ログ監査」といった機能も標準で提供される。

　同社では、ワークフロー改善で見逃されがちな帳票入力業務の効率化だけでなく、業務のシステム化を検討する下準備として、業務で使われているデータを整理する際にも利用できるとしている。

　料金は月額制。フル機能を利用できる「標準プラン」が7980円（データ容量：10GB、20ユーザー）、一部機能のみの「ライトプラン」が3980円（データ容量：500MB、5ユーザー）。トライアルとして標準プランと同等の機能を30日間無料で利用できる。