名刺管理ツールでありがちな3つの失敗例：そこが知りたい！名刺管理

名刺管理ツールで名刺を「宝の山」に変えたい。そう意気込んでせっかく導入したのに「こんなはずじゃなかった！」とならないために、ありがちな3つの失敗事例を紹介する。

[キーマンズネット]

　名刺管理ツールで名刺を「宝の山」に変えたい。そう意気込んで導入したものの、逆に手間ばかり増えて思ったような効果を上げられない。こんな事態はさけたいものです。

　現在、名刺管理ツールはスマートフォンで簡単に使い始めることのできる無料アプリから、営業支援までカバーできる高機能なものまで多種多様なサービスがあります。せっかく導入したのに「こんなはずじゃなかった」とならないために、今回は「ありがちな3つの失敗事例」を紹介します。

（1）名刺情報入力が不正確で二度手間やミスが発生

　名刺管理ツールの利用は、まず名刺の情報を入力するところから全てが始まります。スマートフォンで名刺の写真を撮る、専用スキャナーでスキャンする、アウトソーシングして名刺スキャンから入力まで任せるなどの方法がありますが、どの方法も名刺のデータを画像化し、読み取って文字情報に変えるOCRという方法が主流です。

　OCRだとどうしても誤字、脱字、変換ミスなどが出がちです。そうすると、効率アップを期待していたのにもう一度手入力する羽目となり、かえって二度手間となるケースもあります。

　また、間違った名刺情報をそのまま使ってしまい、大切なお客さまや見込み客の名前や社名を間違えてDMを送ってしまうなどの事態を引き起こすこともあるようです。近ごろは、肩書の長い、複雑なデザインの名刺も増えていますので、OCR技術が発達してはいるものの慎重にならざるを得ません。

　一方でそんな事態を避けるために、名刺情報の誤字脱字を1枚1枚チェックして、営業担当あるいは誰かスタッフが手で修正していくのも時間や手間がかかります。このようなケースが想定される企業では、最初から「人力」「人の目」でできるだけ正確に入力してくれるサービス（あるいはオプション）を利用する方が効率的といえるでしょう。

（2）名刺情報は個人情報、情報漏えいが不安

　名刺情報は個人情報です。さらに自社の取引先データベースであり、これからの「見込み客データベース」でもあります。名刺管理ツールのソフトウェアを購入し、名刺情報をどんどんデータベースに登録していると、はっと気付くことがあります。「こんな個人情報のかたまりを社内のPCの中に置いておくのは大丈夫なのか」と。

　もちろん社内に置いておくメリットもありますし、しっかりしたセキュリティ管理を行っていれば心配することはありません。しかしそうでない場合には、セキュリティがしっかりしたクラウドサービスを活用してクラウドで管理する、つまり自社に持たないと言う選択も出てきます。

（3）連携できる機能が少なくて発展性に欠ける

　名刺管理ツールを使い出すと、使い道がいろいろあることに気が付きます。自社のシステムと連携させて新たに使い道を増やしたいと考えるようになるのが自然です。ところが、事前に連携できる手段を検討しておかないと、場合によっては望み通りの連携ができなかったり、連携できても多額の追加費用が発生してしまったりするケースもあります。

　名刺管理ツールは、名刺の束を人脈の宝庫にするべく、会社全体で活用していこうとするものです。単に「整理や管理ができた」で終ってしまってはもったいない。導入前に自社が利用しているシステムを確認し、さらに今後導入したいシステムがあればそのシステムとの連携を視野に入れておくべきです。