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» 2016年05月30日 10時00分 公開

専用ツールだから簡単にできる「マニュアル作成ツール」のいろはIT導入完全ガイド(4/4 ページ)

[吉村哲樹,オフィスティーワイ]
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業務マニュアル作成ツールの選び方

 最後に、業務マニュアル作成ツールを選定する際のポイントをまとめよう。

マニュアル作成業務の課題を洗い出す

 まずは、マニュアル作成・運用業務において自社が現在抱えている課題をきちんと把握し、その解決に適したツールを選ぶ必要がある。まだマニュアル化されていない業務、あるいはマニュアル化の効果が得られていない業務を洗い出した上で、どの業務のマニュアル化(もしくはマニュアル改善)を優先的に進めるべきかという優先順位を決めよう。ツールベンダーのコンサルティングサービスを利用するという手もある。

マニュアル作成機能を使いこなせるか?

 機能の豊富さに目を奪われてツールの使い勝手に目が行き届かないと、効率化のために導入したツールの使い方に戸惑い、作業効率が下がってしまう可能性もある。業務マニュアルの作成担当者が直感的に、できれば誰もが普段から使い慣れているOfficeアプリケーションに似た感覚で使いこなせるかどうかチェックしたい。

自社要件とコストとのバランスに注意

 業務マニュアル作成ツールは一般的に、カバーする機能や出力フォーマットの範囲によって、幾つかのエディションに分かれている。またソフトウェアライセンスの提供形態には一括買い取りだけでなくサブスクリプション形式(月額払い、年額払いなど)といった選択肢も用意されている。製品の種類やエディション、ライセンス体系などによって初期導入コストやランニングコストが大きく異なってくる。自社の要件を満たすために必要な導入・運用コストを綿密に試算しておきたい。

マニュアルの「閲覧履歴」は取得・閲覧できるか?

 業務マニュアルには、その企業特有の業務プロセスや、他社には知られたくない貴重な業務ノウハウが含まれることが多い。特にクラウドサービスを利用する際にはセキュリティ面にも注意したい。今回紹介したTeachme Bizでは、IPアドレスを基にしたアクセス制御、ログによる履歴情報の管理などを提供する。

 「いつ、誰が、どのマニュアルを参照したか」という履歴情報は、業務マニュアルの活用を促す上でも有用だ。データを分析することで活用度の低いマニュアルや効率の悪い業務プロセスを特定し、その改善につなげられる。業務マニュアルの効果を真に発揮させるためには、PDCAサイクルを継続的に回してその内容をブラッシュアップしていく必要がある。

図4 マニュアルの閲覧ログ 図4 マニュアルの閲覧ログ(出典:スタディスト)
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