帳票などの利用状況（2016年）／後編：IT担当者300人に聞きました（2/3 ページ）

[キーマンズネット]

紙で管理する理由は「業務運用ルール」「承認印が必要だから」

　次に、「全て紙で運用し、紙で管理している」または「部分的にデータ化しているが、紙に出力して管理している」とした回答者（n=118）、つまり「管理は紙」派に、「紙で保管する理由（複数回答）」を聞いた。

　6割以上が「業務運用ルールで紙にファイリングすることになっているため（62.7％）」に該当し、5割近くが「承認印の記録が必要なため（47.5％）」に該当することが分かった。以下、「法的制約があるため（28.0％）」「取引先が紙でのやりとりを希望しているため（18.6％）」「手書きの書類が残っているため（14.4％）」という順であった（図2）。

　承認印の記録に代替方法が採用できれば、後は法的な制約もしくは取引先との関係で紙でなければならないもの以外は、ルールと運用を変えればペーパーレス化することは可能ということになる。ペーパーレス化を検討するに当たっては、この4種類に仕分けすることから始めるのがよさそうだ。

図2　「管理は紙」派が紙で保管する理由（複数回答）