ゲストのリスクを最小限に抑える「来訪者管理システム」とは

ビジネスを続けながら感染症を完全に抑えるのは、現実的には困難だ。対面と非対面の両方のコミュニケーションを取り入れるとともに、対面会議における「万が一」に備える必要がある。自社と相手のリスクを最小限に抑えるためのシステムとは。

[キーマンズネット]

　コロナ禍において、ビジネスのデジタル化が進んだ。今後、ビジネスコミュニケーションは対面と非対面それぞれのメリットを取り入れたハイブリッドなスタイルになるだろう。これからはハイブリッドコミュニケーションへの対応と、対面で交流した相手への「万が一」の備えが必要となる。自社と相手のリスクを最小限に抑えるためのシステムとは。

対面した相手のリスクを抑える来訪者管理SaaSとは

　エッジプラスは2021年3月22日、統合来訪者管理システム「GuestCool」の機能を拡充すると発表した。Web会議と対面会議のハイブリッド会議への対応と、接触したことがある同一会議参加者の確認と迅速な対応を可能にするコンタクト検索などの機能を追加した。

　GuestCoolは、会議室の検索や予約、来訪者情報の登録、来訪者に対する入館案内通知といった機能を備える統合来訪者管理システムだ。「Microsoft 365」と連携して、「Microsoft Outlook」の予定表に会議の予定を自動登録する機能や、来訪者の入館手続きを実行する「チェックインKIOSK」、来訪者が入館に通過する「フラッパーゲート」など、セキュリティシステムとの連動機能などを備える。

　従来は対面会議に参加する来訪者への案内と、Web会議参加者に対するURLの通知を個別に作業する必要があったが、新たに追加したハイブリッド会議への対応機能を使えば、一度の手続きでWeb会議と対面会議の参加者に同時に通知できる。

　一方、会議同席者検索機能は、新型コロナウイルス感染症の感染防止に向けて、万が一感染者が出た場合に会議の同席者を検索し、同席時間などから濃厚接触者を見つける機能だ。エッジプラスは、同席者の一元的な検索による迅速なリスク評価や対応体制の整備を「重要な企業責任の一部」と述べている。

　利用料金は月額制で、ユーザー1人当たり341円、会議室1部屋当たり1100円、サイト（複数の会議室を登録して管理する事業所やフロア）が1拠点当たり1100円となる。オプションとして、チェックインKIOSK（1台当たり1100円）や、会議室KIOSK（同1100円）、セキュリティゲート連携（同5500円）も用意する（いずれも税込み）。