Web会議ツールの利用状況（2021年）／後編

Web会議ツールを使った非対面コミュニケーションにも慣れてきた頃ではないだろうか。そうした“慣れ”からくる気の緩みが思わぬ失敗につながる時もある。後編では、そうしたWeb会議の失敗談を集めた。中には、想像もつかないような失敗をした人もいた。

[キーマンズネット]

　キーマンズネットは2021年5月7日〜5月21日にわたり「Web会議ツールの利用」に関する調査を実施した。今回は、「会議以外の目的でのWeb会議ツールの利用有無」や「利用目的」、Web会議で起こしてしまった「恥ずかしい経験や失敗談」を尋ねた結果を紹介する。

　全回答者数245人のうち情報システム部門が29.4％、製造・生産部門が18.8％、営業・販売部門が10.6％、経営者・経営部門が5.3％などと続く内訳であった。なお、グラフ内で使用している合計値と合計欄の値が丸め誤差により一致しない場合があるので、事前にご了承いただきたい。

50.6％が会議以外でもWeb会議ツールを「利用」と回答

　前編では、勤務先で利用しているWeb会議ツールや、ツールに対して不満、ストレスを感じるポイントなど、読者アンケートの調査結果を基にWeb会議の実施状況やツールの問題点について解説した。後編では、会議以外でのWeb会議ツールの利用有無と目的、Web会議中に起こったトラブル事例を紹介しよう。

　「Microsoft Teams」や「Zoom ミーティング」に代表されるWeb会議ツールは、「情報共有ツール」「ユニファイドコミュニケーションツール」とも捉えられ、会議だけでなく、さまざまな用途での応用が考えられる。そこで、こうしたWeb会議ツールを会議以外の目的で利用しているかどうかを尋ねたところ、「利用している」が50.6％、「利用していない」が49.4％と回答を二分する結果となった。この結果を従業員規模別で見ると、501〜1000人、5001人以上の企業帯で「利用している」とした割合が若干高い傾向にあった（図1）。

図1　会議以外の目的でのWeb会議ツール利用有無（n=239）

　次に会議以外の目的でWeb会議ツールを「利用している」と回答した人を対象に、利用目的を聞いたところ、最も回答が集中したのが「1 on 1ミーティング」と「クライアントとの商談」で同率で49.6％、次に「雑談やランチ会など業務以外での用途」41.3％、「採用面接」36.4％、「人事評価面談」で35.5％と続き、「その他」の意見では「新商品発表会や事業説明会」や「バーチャル展示会」といったウェビナー利用が挙がった（図2）。

図2　会議以外でのWeb会議ツール利用目的（n=121）

　クライアントとの商談や採用面接など、従来は対面での実施が当たり前であった社外の人とのコミュニケーション手段がWeb会議ツールに代替されている状況が見て取れた。また、ランチ会など、リモートであってもこうしたツールをうまく活用しながら従業員間の関係構築を継続しようとする試みは、チームとしての一体感や創発性を生み出す上でも重要になってくるだろう。

すっぴんさらしに銭湯ダッシュ……Web会議中の「珍事件」集

　利用が一気に浸透し、日常的に利用するものとなったWeb会議ツールだが、中には操作に不慣れ、気の緩みなどの理由から思わぬ失敗や恥ずかしい体験をした人もいるのではないだろうか。ここからはWeb会議中に起こった珍事件や失敗談について、回答者から寄せられたエピソードを紹介する。

　まず、Web会議でありがちな失敗シーンを複数列挙し、実際に経験したことがあるものについて複数選択方式で尋ねたところ、「声や音声がハウリングしてしまった」68.2％や「ミュートしたことに気付かずしゃべり続けてしまった」「話すタイミングがつかみきれず、かぶせて発言してしまった」49.0％などが上位に挙がった（図3）。

図3　Web会議で経験のある失敗（n=239）

　結果を俯瞰（ふかん）すると、前編で紹介したWeb会議ツール利用時の不満に挙がっていた「音声」に関する失敗が多い。他にも「同じ時間帯で、複数の会議に同時参加した」や「家族が画面に映り込んでしまった」などはオフィスにいる時には起こりえないWeb会議ならではの失敗ケースだ。

　次に、今だから笑える失敗談やトラブル事例について、フリーコメントで寄せられたエピソードを紹介しよう。寄せられた“珍事件”について、大きく4つのケースに分類して紹介しよう。

　1つ目は最も多かった失敗談で「家族やプライベートが映り込んでしまった」事例だ。「本人はミュートしているつもりでも、奥さんと話している内容が聞こえていた」「普段は温厚な人が子どもが乱入したことで大きな声を上げた」といった家族の映り込みをはじめ、「犬を飼っていて部屋でトイレをしてしまったが、Web会議中のため何もできなかった」「我が家の猫の鳴き声に反応して、別の参加者の飼い犬が反応して吠え、参加者の笑いを誘った」など、ペットの映り込みによる失敗例もあった。中には「在宅勤務で会議に参加した人の後ろに家族が写ったので『新入社員かな？』と冗談を言ったが、見事に受けなかった」と、うまくフォローを入れたはずが場を和ませることができなかったという悲しいオチがついた経験も挙げられた。

　2つ目は「身だしなみ」に関する失敗事例だ。「下はパンツ姿で会議に参加したところ、途中で席を立ってしまい相手に下着姿を見られてしまった」「在宅勤務が長いクライアントとの打ち合せ時に、ヒゲが伸びすぎて誰だか分からない状態になっている人がいた」「本人はカメラをオフにしているつもりだったが、オンになっていて、すっぴんのまま会議に参加していた」など、わずかな気の緩みから発生した失敗談も少なくなかった。中には「Bluetoothイヤフォンを付けながら銭湯で会議に参加していたところ、通信可能範囲を外れてしまい、スマホのあるロッカーまで走った」という衝撃の経験を持った人もいた。

　3つ目はツールの「使い方のミス」によって生じた失敗事例で「相手がミュートの解除方法が分からず、手振りで進めた」や「Bluetoothで接続するスピーカーとマイクを使用していたところ、他の社内会議と混線した」「会議室に入っているが誰も入って来ないというので確認したら、別の会議室に入っていた。一人だけその会議室に取り残されていた」などがあった。

　そして最後はツールの「不具合」によって生じたケースで「どうしても参加者の一人だけの音声が入らず映像だけで参加した」「画面共有がうまくいかず、口頭の説明だけで切り抜けた」など、どうにか急場をしのいだ対応ケースが挙げられた。

　いくら対面ではないと言っても、他者とコミュニケーションを取ることに変わりはなく、PCや周辺機器の整備、身だしなみを含めた環境を整えておくなど最低限の事前準備や確認は重要だということを再認識させられるエピソードだ。