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» 2022年03月30日 07時00分 公開

TeamsとDynamics 365がつながると何が変わる? 3つのシーンで分かる活用ガイド

単にアプリやツールを個別に提供するだけでなく、他ツールとの連携機能を強化することでシナジーを提供しようとベンダーは思考錯誤する。MicrosoftはERP「Dynamics 365」の連携を強化するが、それでどう業務が変わるのか。

[土肥正弘,ドキュメント工房]

 業務のデジタル化が進んだことでSaaS(Spftware as a Service)など利用するツールが増えた。アプリケーションの切り替え操作が増えたことで、かえって生産性が落ちたというケースもあるようだ。日本マイクロソフトのサンタガタ 麻美子氏は、業務生産性を上げるためには「業務の現場で必要なものを、必要な時に、必要な場所で利用できる」ことが必要だとし、それを実現するものとしてMicrosoftは2021年11月に「Context IQ」を発表した。Context IQとは「Microsoft 365」に含まれるAI(人工知能)機能だ。

 こうして働き方が多様化した状況でも業務生産性の向上に向け、Microsoftは各種製品やサービスを全体最適の観点をもって統合、連携を進める。Microsoftのオンラインイベントで、同社のERP製品「Microsoft Dynamics 365」(以下、Dynamics 365)と「Microsoft Teams」との連携例が紹介された。業務アプリとコラボレーションツールを連携させることで、業務はどう変わるのか。

本稿は、オンラインイベント「Microsoft 365 & Teams Day 2022 〜New World Of Hybrid Work〜」におけるサンタガタ 麻美子氏(日本マイクロソフト)のセッション「Teams x Dynamics 365 で業務の生産性を劇的に向上〜Context IQ のご紹介〜」の講演内容を基に、編集部で再構成した。

「Teams×Dynamics 365」でできる5つのこと

 TeamsとDynamics 365を連携させることで、誰もが、どこからでもビジネスデータを利用可能になる。連携によって得られる5つのメリットについて説明する。

1.Teamsから離れることなくDynamics 365が利用可能

 Teamsの固定チャンネルにDynamics 365を埋め込むことで、Teamsから離れることなくDynamics 365の機能を利用できる。また、Microsoft 365やOffice 365とも連携可能で、「Word」や「PowerPoint」などのドキュメントを編集すると、Dynamics 365のデータも更新される。

 複数人の社内関係者が関わる営業プロジェクトでは、関係者がそれぞれのツールを切り替えながらデータをコピー&ペーストするのは非効率だが、Teamsとの連携によってそうした無駄な時間を省くことができる。

TeamsからDynamics 365が利用可能(出典:イベント投影画面のキャプチャー)

2.Dynamics 365のライセンスがなくてもTeamsからデータを参照可能

 Dynamics 365のライセンスを持っていない人でも、Teamsのフルユーザーライセンスを持っていればTeamsのチャット画面でDynamics 365のデータを参照、共有できる。例えば、Dynamics 365の顧客情報や案件情報などを、Teamsを介してDynamics 365ライセンスを持たない営業部門や経理部門などとも共有できる。Dynamics 365のデータの参照権限を設できる。

3.TeamsやOutlookでDynamics 365のデータの共同編集が可能

 TeamsのメッセージにDynamics 365のデータをインラインで組み込み、Teamsでデータを共同編集することが可能だ。「Microsoft Outlook」のメッセージでも同様にDynamics 365のデータを参照できる。

Teams(左)やOutlook(右)でDynamics 365のデータを参照、共同編集が可能(出典:イベント投影画面のキャプチャー)

4.Dynamics 365にTeamsの関連チャットを表示可能

 Dynamics 365の内容に関連するチャットなどをTeamsのサイドバーに表示でき、業務フローの中でスムーズなコラボレーションが可能になる。また、案件にひも付いた会話を保存でき、「あの案件で協議した内容は……」と過去の履歴をさかのぼって探す手間がなくなる。

Dynamics 365にTeamsが同居可能(出典:イベント投影画面のキャプチャー)

5.Teams会議中でもシームレスにDynamics 365にアクセス可能

 Teamsによるオンライン会議中にDynamics 365のデータをTeams画面に表示できる。さらに、会議の音声は自動的に文字起こしされてメモとして保存可能。会議後のフォローアップのタスクなども自動作成できる。

Teams会議中でもDynamics 365のデータの参照が可能。音声録音や文字起こしメモ、フォローアップ準備が可能(出典:イベント投影画面のキャプチャー)

マーケ、営業、顧客サポートで使えるTeams×Dynamics 365

 Dynamics 365とTeamsとの連携について詳しく見ていこう。ここからはイベントでデモンストレーションされたシチュエーション別活用例について、実際の画面とともに説明する。

シチュエーション1: ウェビナーの開催と参加者データの集計

シナリオ

「Dynamics 365 Marketing」とTeamsを連携させ、営業担当者とマーケティング担当者がウェビナーを開催し、受注確度の高い顧客に対してリードナーチャリングなどのマーケティング活動を行う。

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