「FAX対応で出社」から卒業 FAXの受信からデータ化までをクラウドリフトするには

日本には業務にFAXを利用している企業が多く存在し、受信時の対応で出社せざるを得ない場面がある。TISの「FAX受発注業務DXサービス」は、このムダをどう変えるのか。

[大島広嵩，キーマンズネット]

　TISは2023年2月24日、取引先からFAXで受信する注文書や見積書・請求書などの帳票から必要情報を基幹システムに登録し、ワンストップの受発注作業を実現するサービス「FAX受発注業務DXサービス」を発表した。

　同サービスは、トランザクトが提供している1時間当たり数千枚のFAXを送受信できる「TransFax」と、TISの提供している「Paperoid」の「帳票振り分けAIサービス」と「帳票読み取りAIサービス」を組み合わせたクラウドサービスだ。

FAX受発注業務DXサービスのイメージ（出典：TISのプレスリリース）

　FAXで受信した帳票をクラウドからダウンロード、もしくは帳票画像を添付メールで受信するしてデジタル化できるため、自社でのFAXシステムの運用が不要となり、出社が不要になる。

　FAX受信後の帳票は、顧客別や種類別に振分けられ、多種多様なフォーマットに沿って、FAXの順番の変更を考慮してテキスト化や出力できる。そのため、FAXの受信から後続の基幹・会計システムにインポートするデータ加工までを自動化できる。

　TISは同サービス提供の背景について、「日本では業務にFAXを利用している企業が多くあり、受信で出社せざるを得ない、大量に受信するFAXの仕分け作業に時間がかかるなどDX（デジタルトランスフォーメーション）が進んでいないという課題があります。また、見積書・注文書などの帳票から必要情報を基幹・会計システムに登録する作業にも多くの時間を要しており、業務の効率化やペーパーレスなどのデジタル化も求められています」とコメントしている。

　FAX受発注業務DXサービスの主な機能は以下の通りだ。

• FAX受信時のペーパーレス化や、受信時に帳票画像をメールで受信
• FAX受信した帳票画像をAI（人工知能）が画像解析してファイル・レイアウトごとに自動で振り分け
• 振り分け後の帳票画像から必要情報をレイアウトに関係なく自動でOCR実行
• 任意で設定したOCR結果のテキスト情報の確認・修正を実施
• OCR結果の修正完了後に後続システムへインポートするためのデータ加工を実施し、ファイル出力

　同社は今後、「FAXの受信帳票や郵便・添付メールのPDFファイルはもちろん、これらの帳票の電子帳簿保存法に則したスキャナ保存への対応などDXの範囲を広げる」としている。