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Excelリストのコピペから解放される Power Automateを使ったメール効率化術(2/4 ページ)

» 2024年10月30日 08時00分 公開
[舟越 匠日本ビジネスシステムズ]

2.メールの内容や送信方法を考える

 Power Automateでフローを作成する前に、個別に送るメッセージの送信先や文面を考えます。その上で、名前などのユーザー毎に変える必要のある情報をどのように取得するか考えます。

 情報の取得は後で考えればよいので、まずは書き出してみます。今回はこのような文面にしようと思います。

表1 個人宛を想定したメールの内容
項目 内容
送信先 tfunakoshi@example.com
タイトル 9/6 11:00 – 12:00の新社内システム全社員向け説明会へ忘れずにご参加下さい
本文 Funakoshi Takumiさんへ
先日は、「新社内システム全社員向け説明会」参加日程アンケートへの回答ありがとうございました。
来週、9/6 11:00 – 12:00が、Funakoshiさんに参加申し込みいただいた説明会となります。
忘れずにご参加ください。
もしご都合がつかなくなってしまった場合は、本メールへの返信でご連絡ください。

 この中で、ユーザーごとに変わる部分情報を確認します。

表2 個人宛を想定したメールの内容と、ユーザーごとに変わる情報
項目 内容
送信先 tfunakoshi@example.com
タイトル 9/6 11:00 – 12:00の新社内システム全社員向け説明会へ忘れずにご参加下さい
本文 Funakoshi Takumiさんへ
先日は「新社内システム全社員向け説明会」参加日程アンケートへの回答ありがとうございました。
来週、9/6 11:00 – 12:00が、Funakoshiさんに参加申し込みいただいた説明会となります。
忘れずにご参加ください。
もしご都合がつかなくなってしまった場合は、本メールへの返信でご連絡ください。

 上記の表2で赤字にした部分が、ユーザーごとに変わる情報になります。これらの情報をどのように取得するかを表3として改めてまとめました。

表3 ユーザー毎の情報と取得方法
項目名 値の例 取得方法
メール送信先 tfunakoshi@example.com Excelのリスト
ユーザーのフルネーム Funakoshi Takumi Excelのリスト
説明会の日時 9/6 11:00 – 12:00 Excelのリスト
ユーザーの姓 Funakoshi メール送信先を元にPower Automateから取得

 今回はExcelのリストと、Power Automateのアクションを使えばデータ取得できることが分かりました。他に追加のデータなどを用意する必要はないので、フローの作成に移りましょう。

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