ワークフローの基本機能とは？
ワークフローツールの提供する機能は、主に以下の3つが挙げられる。
●フロー定義機能
実際の業務フローを定義する機能で、一括承認や代理承認、差戻しなどをルールエンジンで定義した上で、アイコン化された申請者と承認者を配置し、それぞれ矢印でフローの流れを決めていくことができる。
●フォーム作成機能
申請のための入力フォームを作成するための機能で、画面上に自由にコンポーネントを配置し、申請に必要な内容を入力するためのフィールドを簡単に作ることができる。また、外部システムからデータを呼び出してフォーム画面に表示することも可能。
●組織管理機能
業務フローを定義する際に必要な、申請者や承認者などの組織情報を管理する機能で、基本的には人事情報はCSVなどでワークフロー内に取り込むことになるが、詳細な情報についてはワークフロー内で新たに設定することになる。人事マスタにない情報を含めてワークフロー内で管理できるようになっている。
ワークフローの導入メリットとは？
ワークフローツールの導入メリットとしては、主に次の2つが挙げられる。
●業務の効率化／迅速化
これまで紙文書でやり取りしていた稟議申請や経費精算を電子化し、ネットワーク経由で行うことで業務処理を効率化し、より迅速な承認フローを回すことができる。
●内部統制の強化
ワークフローツールの利用によって業務プロセスを標準化／可視化し、さらには強制することが可能となる。こうした観点からは、内部統制の強化するツールとしても有効である。
