データ入力業務の支援

　厳密に言えば文書管理ツールそのものの機能ではないが、AIを活用することで、文書から必要な情報を抽出し、システムに入力する作業を自動化することも可能になる。

　例えば、経理部門が支払処理を行う際、通常、経理担当者は、取引先から送られてきた紙の請求書を目で確認し、紙面に書かれている請求金額の情報を経理システムに手入力する、という作業を行うことになる。

　取引先から送られてくる請求書のフォーマットはバラバラなので、元の請求書をOCRで読み込んでPDF化したとしても、一括で文字認識をかけることはできない。文字認識をさせるためには、やはり人間があらかじめ、請求金額は紙面のこの場所に記載されている文字情報だということを教えなければならないからだ。

　しかしAIに請求書がどんなものかを学習させておくことで、たとええ請求金額の合計欄の記載場所がまちまちだったとしても、「合計」という文字列がある場所に記されている数字は合計金額だということを認識して、それを自動で抽出することが可能になる。

　経理担当者の業務負荷は大幅に削減され、経理システムへのデータ入力に関連して行う作業は、AIによって入力されたデータが本当に正しいかどうかをチェックするだけで済むようになる。業務効率化を実現する1つの方法だ。

　働き方改革への取り組みは、今の企業にとって、もはや避けて通ることができない重要な経営課題だ。これを実現するためには業務の効率化が必要不可欠だ。そのための手段の1つとして、AIを使った文書管理ツールの活用は間違いなく有効な選択肢といえるだろう。

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図3　多様な書類の記載情報をAIが自動抽出して、入力作業を支援する（出典：日立ソリューションズ）