逆に会議予定時刻から10分たっても入室ボタンが押されなかった場合は、会議が実施されなかったものとして自動的に会議室がリリースされる。また、会議が予定より早く終わった場合も利用終了ボタンを押せば、その時刻からリリースされる。これにより会議室の本当の稼働状況が可視化できるとともに、会議室の空き状況をリアルタイムに確認、活用できるようになる。

　稼働状況を可視化することによって、オフィスの資産でもある会議室を有効活用できるようになる上、「本当に会議室の増設が必要か」の判断が可能になるだろう。

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図2　会議室の稼働状況をリアルタイムに表示

電子ペーパー採用により、タブレットの会議室予約システムと比べ安価に提供

　これまでもこのようなグループウェアの会議予約状況と表示端末を連携させるソリューションはあった。ただ、その多くは表示端末にタブレットを採用しているケースが多く、どこから電源を取るかなどの検討が必要で、場合によっては簡単な設置工事が必要になることもある。そのため、オフィス移転のタイミングに合わせて導入することが多いという。

　対して本システムは電子ペーパーを採用しているため、ボタン型リチウム電池4本で駆動する。無線通信（専用のアクセスポイントを利用）のため配線は不要で、本体をマグネットや両面テープで壁に設置できる。そのためオフィス移転の予定がない企業でもすぐに利用を開始できる。

　また、電子ペーパーを採用していることもあり、「従来のシステムより安価に仕上がっている」（ネオジャパンマーケティング統括部 正木伸城氏）。提供価格は初期費用が25万円、電子ペーパー5端末分（ライセンス、初年度サポート含む）が31万2000円、専用アクセスポイント1台が12万8000円で、合計69万円から利用できる（いずれも税別）。別途、ユーザー側で会議室予約システムの専用管理サーバ（Windows Server2012 R2）を用意する必要がある。また、グループウェアのdesknet's NEOを利用していることが前提だ（プランはオンプレミス、クラウド問わず）。2年目以降は年間12万円（税別）のサポート料が必要だが、中堅・中小企業でも比較的導入しやすい価格といえるだろう。

　ネオジャパンの正木氏によれば、端末が安価であることから、会議室にこだわらず、他の社内資産、例えば社用車の予約やプロジェクターなどの備品予約での活用も提案できるとしている。他にも、社内で取り合いになっている社内資産の利用状況可視化に役立てる方法が検討できそうだ。