業務負担を減らす、勤怠管理ツールと連携させるといいツールは？：そこが知りたい！勤怠管理ツール

勤怠管理ツールで従業員の正確な労働時間を把握できるようになると、他の業務課題を解決する第一歩になります。

[キーマンズネット]

　勤怠管理ツールの導入により、従業員の正確な労働時間を把握することが可能になると、勤怠データを連携させてその他の業務も楽にすることができるようになります。また、現在Excelを使って勤怠管理を行っている会社であれば、新しく導入する勤怠管理ツールでそれらを生かす方法もあります。今回は、連携を行うことによって現場の業務が楽になる例を紹介します。

給与計算システムとの連携がキモ

　勤怠管理ツールは、従業員の労働時間を正確にデータとして作成してくれますが、それは給与計算の基礎データになるものです。そのため、給与計算システムとの連携は大きなポイントといえます。連携が自動化されれば、担当部門の仕事負担は急激に減るでしょう。

　さらに出張旅費計算などの各種申請処理と連携できるようなら、使う従業員の手間も楽になりますし、業務管理部門にも大きなメリットがあります。

　また、現在「勤怠管理やシフト管理をExcelの手作業で行っている」という会社も少なくないはずです。そうした場合、これまでのデータを全て破棄したり、新しく導入する勤怠管理ツールに手で転記したりするのではなく、Excelデータを読み込むことができる勤怠管理ツールを利用すれば便利です。

不正打刻を防ぐ認証システムも

　勤怠管理ツール導入により「不正打刻をなくしたい」と考える会社も多いでしょう。不正打刻は会社にとって大きな損失です。しかし不正があったかどうかを調査し、あった場合には修正するといった手間も少なくはありません。不正を無くす打刻の手段として「生体認証」など本人認証システムを同時に導入するのも1つの方法です。

　認証用端末（指紋や指静脈指紋による認証を行う機器）をPCにつないで打刻を行う方法が代表的なものですが、認証用端末を使わずに、スマートフォンやノートPC、タブレット端末の内蔵カメラを使い、顔認証で打刻するという方法があります。追加の端末を使わない本人確認と打刻は従業員にとって使い勝手がいいと言う声もあるようです。

勤怠データをクラウドに預けて安心

　また、クラウド型の勤怠管理ツールを導入すれば、自社のサーバに勤怠のデータを置かないことになります。これは、BCP（事業継続計画）の観点からすれば、もし災害などで会社が大きな被害に遭ったとしても、大切な勤怠データは失われず、勤怠管理ツール事業者のデータセンターに残ります。災害対策の一手段として検討の価値があるということです。

　そのためには勤怠管理ツール事業者の態勢をしっかり確認しておかなくてはなりません。事業者が経済産業省の「情報処理サービス業情報システム安全対策実施事業所」に認定されているか、また情報セキュリティマネジメントシステムISO27001を取得し、情報の機密性、可用性、安全性を確保しているか、また、万一事業者のデータセンターが同様に災害などで停止しても、二重化体制つまりバックアップ用のデータセンターを用意しているかなどをチェックしておくべきです。